会计档案的计算机管理解析.pdf

· 158· 管理科学 会计档案的计算机管理解析 孙桂丽 (黑龙江画报社 ，黑龙江 哈尔滨 150000) 摘 要：随着计算机在会计领域的普及和应用，计算机已成为会计工作发展的主要方向。为了适应会计工作规范化、现代化的客观要 求，会计档案的计算机管理已成为会计工作发展的一个新的研究课题。 关键词：会计档案；计算机管理；解析 随着我国计算机技术的不断发展 ，如何做好会计档案的计算机 的系统名称、版本号 ；财务软件的销售与维护公司的名称 、地址、电 管理工作，使其发挥更大、更好的作用 ，是摆在每个单位财会工作人 话与联系人以及与会计软件系统相配套的各种说明书及使用手册。 员面前的一项新课题。 2．2会计档案的保存。由于计算机管理会计档案是存储在磁性 1会计档案计算机管理的特点 介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性 ，在形成这些档案 传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核 时应准备双份即采用 “AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要 算专用材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料 注明形成档案的时间与操作员姓名 ，存放在两个不同的地点 ，以防 和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。单 止地震或火灾等意外情况引起整个电算化会计系统的毁灭与系统 位实行会计软件以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的 的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮 、防尘等。 数据与文件，财务人员的所有 日常工作以及历年会计资料的调阅均 对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查 ，定期进行复制，防 在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。运用计 止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。 算机管理会计档案具有以下一些显著特点： 此外 ，还应注意计算机管理会计档案与对应的财务软件版本的 一 1．1运用计算机管理会计档案不仅保留了传统意义上的会计档 致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构 案 ，而且还包括存储在计算机硬盘中的数据及其他磁性介质或光盘 有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预 存储的数据。即会计档案存储的范围和领域扩大了。 料外的错误。因此，笔者建议计算机管理会计档案除保存各版本的 1．2传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的 备份财务数据外还应保存对应版本的会计软件系统版本，二者的一 会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用 ， 致性是非常必要的。显然，其收集与管理工作也是比较艰巨的。 才具有生命力。即会计档案的调用需要一定的软、硬件环境。 2．3会计档案的利用，即会计档案的调阅。在长期开展会计电算 1．3运用计算机管理会计档案的载体不仅是通过打印等输出的 化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会 传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计档案的保 有下述两种情况：a．所调阅的会计档案的版本号与当前会计软件系 管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质 统版本号一致 ，此时只需将您所需调阅的档案通过计算机软件系统 或光盘。 中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可 ；b．所调阅的会计档 1．4运用计算机管理会计档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，案的版本号与当前会计软件系统版本号不一致，此时您只需在另外 同时他们又受载体的质量 、存放环境、存储信息的有效期等条件的 一 台电脑上安装与此档案相对应版本的计算机系统，然后再进行调 影响，即对会计档案的安全性、完整性要求更高。 阅。 1．5实行运用计算机管理会计档案的时间越长，会计档案与财 3运用计