大型仪器设备档案管理模式探讨.pdf

第23卷第3期 东华理工学院学报(社会科学版) V01．23No．3 兰!!坚生竺旦 !Q望垦丛垒生Q!堡垒塑璺旦!盟垒!堕量!!!堕堡Q!堡垦坚塑Q塑生兰 兰!旦：兰!坚 大型仪器设备档案管理模式探讨 白丽红， 胡宝群， 邹永春， 严俐萍 (东华理工学院，江西抚州344000) 摘要：大型仪器设备档案的管理影响设备的使用效益，把握大型设备档案产生的几个关键环节，采取适合 本单位的管理模式，是提高设备档案管理质量和设4S-4曼：用效益的关键。 关键词：设备档案；档案管理；大型仪器设备 中图分类号：G482文献标识码：A文章编号：1001635X(2004)03-0095-03 在全国各大高校的大型仪器设备管理中存在 性、适用性；欲购仪器设备附件、零配件、软件、配套 的共性问题是设备闲置、使用机时不足、利用效率 经费及运行维修费情况；工作人员配备情况、场地、 不高¨儿2儿3|，而这些大型设备投资巨大，面对这种 使用环境辅助设备等情况，效益预测与风险分析 投入与产出比的不平衡，挖掘大型仪器设备的潜 等。这些档案资料对设备管理部门有查考利用的 力，充分发挥仪器设备在科研教学中应有的作用， 价值，同时也促进申购单位对大型仪器的管理及使 提高利用效益，是设备管理工作和实验室技术工作 用效益负责，院校审批负责人对论证可靠性的审批 共同面对的重要问题。大型仪器设备档案直接反 负责。 映了设备的购置概况、技术性能、使用状况，甚至可 (二)购买验收阶段 以说是设备价值的组成部分，它对仪器设备的维修 设备的购买、验收是设备档案产生的主要阶 维护、功能开发、改造升级、延长寿命等毫无疑问是 段，该阶段的档案直接反映设备购买实施的情况， 不可或缺的关键因素，而这一因素却长期被忽视。 是日后设备运行、开发的参考指导工具，也可以认 大型仪器设备档案管理工作的落后制约着设备使 为它是设备价值的一部分。在招投标文件及订购 用效益的提高H儿5l。因此，大型仪器设备档案管理 合同中明确了双方的法律责任，所以该阶段档案有 的科学化、规范化势在必行。 很强的凭证和参考作用，特别在与生产厂家发生纠 一、大型仪器设备档案产生的几个关键环节 纷和日后升级改造时显得尤其重要。这些资料档 案的完整收集，同样会促进采购单位对采购及合同 (一)申购、论证、审批阶段 执行情况负责0 在高校中，普遍认为价值超过20万元人民币 设备档案在这一阶段所收集的主要档案包括： 的为大型仪器设备。申请购买、充分论证、严格审 批过程是设备档案产生的重要前期阶段，这部分档 验收报告；(4)安装调试记录，双方签字移交文件， 案反映了设备申请的合理性，论证的严肃性、可靠 保修单，装箱单；(5)随机配备全套文件资料(包括 性，审批的责任性。此阶段产生的主要档案包括： 软盘等非纸质资料)；(6)索赔来往函件及结果处 (1)申购单位提交的申购报告；(2)专家组的论证 理记录。 材料及审批意见，论证会议记录等；(3)主管校、院 (三)维护、改造、使用阶段 领导的审批文件。 长期以来，该阶段的档案容易被忽视，收集完 其中论证材料应该包括这几方面内容：仪器对