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按部就班制作PPT Grassina Chou /grassinachou/ 按部就班制作 PPT 的十个步骤 步骤一：明确你的听众的性格类型与喜好 在开始设计你的报告以前，请先想一想你的听众会是哪种性格类型，你 可以列一个单子：外向型，内向型，或者都有？细节导向型，概念导向型， 或者都有？更关注人，更关注物，或者都有？更关注结论，更关注分析过程， 或者都有？当你拿不准到底是那种类型时，那就请写上“都有” ，这样更加保 险。 建议你把这个单子写在一张便利贴上，当你做PPT 时就把它贴在电脑屏 幕旁边，时刻提醒你进行换位思考，如果你是这样的听众，你希望呈现给你 的是怎样的报告呢？ 对于不同类型听众的应对措施 l 外向型VS 内向型 外向型：多留点时间给这些喜欢表达的同志们进行讨论吧，你估摸着报告能 在30 分钟内讲完，那就想想办法看看能不能在第29 分钟的时候说“ 以上就 是我报告的全部内容” 。 内向型：给你的听众一些导读性的内容，因为他们需要时间来消化你提供的 信息。 都有：没办法，你只能向所有的人提供导读性的内容，并尽量留些时间给大 家讨论。 l 细节导向型VS 概念导向型 细节导向型:提供所有必要的细节，甚至可以附上一些附录。 概念导向型:你需要做的就是提供一张大大的图片，相信我，我就是这种类型 的听众，当我听报告时最想看到的就是直观的图片。 都有：这时候你就得花点心思好好设计你的PPT 了，你既要制作好的图片来 吸引像我这种概念型的听众，也要插入补充必要的细节，来满足那些喜欢刨 根问题的同志们。 l 更关注人VS 更关注物 更关注人：你的报告里应该包含所有与人相关的因素。 更关注物：你的报告里应包含所有与费用、收益相关的因素。 都有：没办法，你又只能都选择面面俱到了。 l 更关注结论VS 更关注分析过程 更关注结论：在一开始就把你的主要建议告诉听众们。 更关注分析过程：让听众知道你考虑过的所有方案。 都有：先列举出你考虑过的方案，然后让听众知道哪个是你要重点推荐的。 步骤二：明确报告目的 在明确了听众类型之后，接下来要做的就是明确目标了。或许有人会觉得“明 确目标”这一步没有什么意义，谁不知道报告肯定会有一个主题呢？问题在于， 你要让这目标更加具体一点，要具体到你的报告能使听众的想法和行为产生怎样 的变化。 在听你的报告之前他们对这个问题是怎么想的？听过之后他们会怎么想？ 在听你的报告之前，他们会做什么或不做什么？听过之后他们会开始做什么，或 停止做什么？反正得让你的报告带给听众们一点变化。如果你的报告不能带给他 们任何变化，他们有什么必要浪费时间来听你的报告，而你又有什么必要浪费你 的时间做报告呢？奥巴马不也是靠change 政策入主白宫吗？ 如果你还想了解更多，我很乐意跟你分享明确报告目的最重要的两个原则： 设身处地为听众着想；保证能通过电梯测试。 步骤三：提供问题解决方案 如果你想要每次都能很好的吸引听众注意力，就要保证你的演讲关注于 帮助他们解决某一个重要的问题。 你选择关注的问题应该是一个真正困扰你的听众的问题，最好是那种不 解决就会让他们痛苦的问题，也就是说，要抓到他们的痛处。比如，他们的 商业利益要受到损害，他们的职业生涯将面临危机，他们不知道该怎样做出 正确的决策。 这样，你首先要做的就是识别出什么是听众真正需要解决的问题，这跟 前面介绍的“ 明确目的”是一脉相承的，可以理解为是对目的更为具体的分解。 通常，识别问题的分析工具是“ 问题树” ，相信大家知道“ 问题树” 。 至于如何提出解决问题的方案，这是个很大很难回答的命题，不过在这 里可以和大家分享一下《演说之禅》中的方法，该书作者认为在你打开电脑 做PPT 之前，很有必要借助纸笔、白板、N 次贴来进行构思，因为和对着电 脑屏幕发呆思考相比，以纸笔的形式来整理记录思想显得更为强大和有力。 对此，我深表认同，我所服务的公司就习惯于先在白纸上写下报告的故事线， 然后大家针对故事线进行头脑风暴，逐渐描述出问题解决方案的轮廓，然后 才再电脑上边做PPT 边细化。 步骤四：巧用论据，打动听众 当你已经初步提出问题的解决方案，也就是说整理出你最重要的观点后，这 时候你需要做的是将所有能够支撑你观点的信息都列下来。这和画问题树所要求 的系统全面并且相互独立有所不同，你需要做到的就是尽量广泛，而先不要管什 么逻辑关系，想到什么就记下什么。收集这些信息需要花费很多精力，