档案学概论课件 （全套完整课件）(一至四章).ppt

7 陆游；沈园 城上斜阳画角哀， 沈园非复旧池台。 伤心桥下春波绿， 曾是惊鸿照影来。 柴埠溪；情人岩 3.4.2.1按问题特征立卷。问题，指文件内容反映的主题。按问题立卷，就是将记述同一具体问题、同一事件、人物、同一项工作性质的文件集中立卷。不同问题的文件，可以分开组卷。同一问题的文件，可以组成一个案卷。比如，韶关市人民政府在一年中形成的关于“教育问题”的文件，如果文件不多，可以组成一个案卷。 同一问题的文件，如果文件数量太少，也可以与其它问题性质相近的文件立为一个案卷。对于以上说的几份文件，可以概括为一个大问题，就是“腐败问题”来进行立卷。这一案卷的保管期限可以列为“永久”或长期卷保存。 按问题特征组卷的优点是： 1.符合文件形成的规律。一个单位形成的文件大都是记述某一方面的内容的。按文件内容上的联系组卷，既可以保持文件之间的联系，反映出一个问题的全貌，又可以方便查找利用。 举例说，1994年我校计划开办一个职工教育班，有关部门的一位负责同志来到档案室要查阅一份有关职工教育方面的文件，他首先就提出“职工教育”这一问题特征来，至于文件是哪个机关发的（作者特征），何年发的（时间特征），是“通知”还是“规定”、“办法（名称特征），查考者就记忆不清或不能具体提出来。后来，档案室的同志就针对“职工教育”这一问题翻阅了案卷总目录，只用了几分钟就找到了这份文件。 2.有一定的灵活性。因为对问题的概括可大可小，可以粗略些，也要以具体此。因此，可以根据文件数量的多少灵活使用问题特征。 在机关立卷工作中，按问题特征立卷的案卷占多数。原因就是上面所讲的两点。 3.4.2.2按作者（责任者）特征立卷。 作者，指文件的制发机关或个人。按作者特征组卷，就是将作者相同的文件集中组卷。 按作者立卷的优点是： 1.便于反映一个机关的工作情况与反映某一机关同本机关之间的联系，也方便按作者特征查阅文件。 2.立卷方法简便，因为每份文件都有明确的作者。比如，某单位一年中形成的文件，就可以按发文号顺序排列组卷。 3.4.2.3按名称（文种）特征立卷。名称，是指文件名称。如通知、计划、总结等。按名称特征立卷，就是把同一名称的文件组成一卷。如果是同一单位形成的文件，又都是同一保管期限的文件，可以按名称特征立卷。如我们学校各个系每学期初制订的教学工作计划和每学期末写的教学工作总结，立卷时就可以把各系草拟的计划、总结立为一卷。 按名称特征组卷的优点是： 可以保持文件之间的联系。如工作计划、总结等都有很密切的联系。 3.4.2.4按时间特征立卷。 按时间特征立卷，就是将属于同一时间的或文件内容针对的某一时期的文件组成一卷。按时间立卷，主要考虑文件是哪一年形成的或文件内容是针对哪一年的进行组卷。按时间立卷，往往是结合问题、作者特征同时使用。 3.4.2.5按地区特征立卷。 按地区特征立卷，就是将文件内容针对同一地区的文件集中立卷。如司法机关侦察、审讯的案件的文件材料，就可以按地区特征方法组卷。如省公安厅、法院等，就可以按犯人所在的地区归属并整理立卷。 3.4.2.6按收发文机关（通讯者）特征立卷。 按通讯者特征立卷，就是将本机关与某一机关互相往来的文件集中组卷。比如，《韶关市政府关于发展乡镇企业问题》与清远市政府的来往文件。但必须指出，不能将通讯者与作者特征混合使用。 六个特征在一卷中不能同时使用。 一般来说，（3）按名称（文种）特征立卷、（5）按地区特征立卷、（6）按收发文机关（通讯者）特征立卷特征可单独使用，（1）按问题特征立卷、（2）按作者（责任者）特征立卷、（4）按时间特征立卷特征可同时结合使用。 3.4.3立卷工作的内容（程序） 3.4.3.1组卷 由于每份文件的重要程度不同，对于本机关所起的作用不同，因而它们的保存价值和需要保存的期限也各有不同。 专、兼职档案工作人员在断定一份文件的价值，要有一个尺度。那就是要掌握档案保管期的规定，正确划分档案的永久、长期、短期的保管期限。当确定每一份有保存价值的文件的保管期限后，就可