档案员培训2013.07.05 - 档案室.ppt

公开查阅的专题编研（远看） 组织沿革 新闻精选 新闻精选的目录 陈小敏的编研 陈小敏编研的目录 历年媒体关于广商的报道 三水的发展沿革 广东商学院易名及发展沿革 各部门今后工作的要求 注意收集归档的材料 一、部门荣誉：省级以上 我校科研处获评为“2009—2010年度广东省社科规划管理工作先进单位”； 二、个人的荣誉（老师、学生）省级以上 广州亚运会、曾准、杨树明、许哲、肖璐、郭显军、冯卓华等6名老师和朱海涛同学获志愿者工作先进个人称号，罗贤甲获志愿者工作贡献奖 我校2008届工商管理专业毕业生颜锦泉获得“广东省2010年大学生创业先进个人”称号。 三、各类重要的批复 国务院学位委员会下发《关于批准部份学位授予单位开展同等学力人员申请硕士学位工作的通知》（学位办[2011]83号），我校正式获批成为授予具有研究生毕业同等学力在职人员硕士学位授权单位。 谢谢 二〇一三年七月五日 档案员培训 培训内容 二、档案的归档整理 五、室藏编研介绍 、 一、档案的基础知识 二、档案文件的归档整理 三、档案文件的系统录入 五、室藏编研介绍 四、电子文件、实物档案的归档范围 档案的基础知识 (一）档案的定义 档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。——摘自《中华人民共和国档案法》 高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 ——摘自《中华人民共和国教育部国家档案局令》（第27号） （二）档案的作用 查考作用 凭证作用 （三）档案作用的体现 出具证明的原始凭证 各项工作的查考凭据 科学研究的可靠资料 宣传教育的生动素材 编史修志和档案编研 (四) 档案室主要室藏档案的类别 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 6 4 7 5 8 DQ-党群 XZ-行政 JX-教学 KY-科研 CK-财会 SB-设备 SX-声像 JJ-基建 档案号的组成 年度-实体分类号-案卷号、件号 2011-DQ14-5.0001 2011年关于宣传方面的第五卷的第一件 二、文件归档整理流程 （一）收集整理 按照归档范围（粤商院【2005】135及档案室网站），将文件收齐整理，检查文件材料是否齐全完整，如正件与附件是否齐全，正文和底稿（定稿）是否齐全，并剔除不需要立卷的文件材料。 （建议在进行各项工作的同时,同步收集整理档案材料,这样能有效的保证档案材料的完整性、有效性，避免档案材料的缺失）。 （二）分类立卷 二级单位立卷原则：各单位的文件材料立卷应按年份- 主题，然后再按保管期限从永久-长期-短期组卷。 1.分年度 先将文件按其形成或针对的年度分开，具体要求如下： ● 一般文件归入文件形成年度（如有特别要求的按学年度归档） ● 跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度； ● 跨年度的会议文件，一般可归入会议结束的年度； ● 跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度； ● 跨年度的请示与批复，归入批复年度； ● 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度 2.分主题 分主题的具体方法 内容组合法：如关于人事任免 工作活动组合法：将同一次活动文件放在一起 名称组合法：会议记录、统计表、报表、名册、简报等文件 3.分期限 将同机构（问题）的文件按照规定的不同保管期限分开，永久保存的文件在前面，长期、短期保存的文件放后面，区分永久、长期、和短期的基本的标准是重要的程度和是否具有可变性。具体保管期限参照《广东商学院档案管理办法》（粤商院〔2005〕135号）。 三、档案文件的系统录入 03/ 1.电子文件的定义： 电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在网络上传送的文件。 四、电子文件及实物类档案的归档 2、 电子文件归档范围 （一）公文电子文件：在学校使用办公自动化系统进行公文处理前，党委办公室和校长办公室的发文、总结（含各二级单位总结）、会议纪要、大事记等最终打印稿；在学校实行办公自动化后，办公自动化系统中形成的电子公文及其元数据信息。 （二）出版物电子底稿：学校各单位各种正式或非正式出版物、