2014年档案工作培训演示稿.ppt

第一、加强OA系统公文管理 以纸质文件作为工作对象的传统文书处理程序： 收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、清退、归卷等 拟稿、核稿、签发（会签）、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷等 收文处理程序 发文处理程序 △ 文件概念的广义、狭义之分 △“帐内文件”：有正常的收发文渠道，经过严格的收发文登记的文件。这类文件的文体、结构、各种附加标记及格式较为规范。 △“帐外文件”：未经过正常的收发文渠道，也没有进行严格的收发文登记的文件。这类文件往往没有固定的文头，也没有机关文件字号。 如：会议文件、统计表、合同、协议书、讲话稿、电话记录及机关内各基层单位的工作汇报、报告、总结、计划等。 第二、加强“帐外文件”管理 如何做好帐外文件管理 加强宣传，提高意识 主动联系，掌握动态 定期收集，及时汇总 及时登记，有帐可查 △ 平时工作中，注意形成文件材料 △ 工作结束后，注意积累文件材料 △ “化整为零”，注意做好平时归卷工作 第三、养成平时形成和积累文件材料的习惯 二、文书归档工作的主要内容 1、文件资料收集 （1）收集方式：平时收集 + 归档前集中收集 （2）注意事项： 与本单位各业务部门和领导联系，提醒其整理移交上 年文件资料 浏览本单位网站主页，了解上一年重点工作，保证重要文件材料归档齐全 二、文书归档工作的主要内容 2、区分“件” 一份独立的文件自然成“件” 相互联系紧密，独立性又较强的文件组合， 仅在特殊情况下使用 组件 自然件 △ “组件”可在下列情况使用 ● 文件正本与定稿 ● 重要文件需保留历次修改稿的，正本与历次修改稿 ● 正文与附件 ● 正文与文件处理单 ● 原件与复制件 ● 转发文与被转发文 ● 报表、名册、图册等一册（本） ● 来文（去文）与复文 ● 成套性或专业性非常明显的会议文件、财会文件及其他业务文件等 △ “组件”内文件材料按一定顺序排列 3、文件分类：年度 — 机构 — 保管期限 第一层次：将归档文件按形成年度分类 ? 文件有多个时间特征，以签发日期（落款日期）为准 ? 几份文件作为一件时，以排在最前面的文件日期为准 ? 文件没有标注日期的，需考证出准确日期或近似日期 注意 二、文书归档工作的主要内容 第二层次：同一年度内的文件再按组织机构分类 ? 党政办公室需将属于职能部门的文件转出去，“转”的过程就是 按组织机构分类的过程。 ? 跨机构形成的文件，可视情况采取以下方式处理： ☆ 由业务部门起草，内容主要涉及某方面业务工作的文件，归入具体的业务部门， 内容涉及全局性、综合性的文件，则归入党政办公室 ☆ 几个职能部门联合办理的文件，归入主办部门，如分不清主办部门，则归入最后承办的部门或批示“退存”的部门 注意 第三层次：同一组织机构内的文件再按保管期限分类 ? 保管期限划分为永久、长期、短期三个类别 注意 4、文件初始鉴定 ?“鉴”字，最早是铜镜子的意思，后引申为仔细查看、辨别 ?档案鉴定，是对档案真伪和价值的鉴定 ?档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定 二、文书归档工作的主要内容 4、文件初始鉴定 ? 文件的初始鉴定就是在归档之前对文件材料进行初步鉴定 ? 初始鉴定主要解决两个问题 二、文书归档工作的主要内容 鉴选文件材料 从办理完毕的文件材料中鉴别、挑选出对日后有查考利用价值的部分归档保存，剔除无保存价值的部分 国家档案局8号令 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 鉴选原则 机关文件材料归档范围4条原则： 一、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 二，机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 三，