办公事务管理OFFICE AFFAIR MANAGE - 华中科技大学公共管理学院.ppt

管 理 文 秘 华中科技大学公共管理学院 徐顽强 在本课程中你将学到： 办公室工作概说 如何布置办公室 如何成功地组织会议 如何提高你的“电话形象” 如何妥善安排上司的约会 如何巧妙处理邮件 日常接待工作 接待不速之客 第1章 办公室工作概说 1.1 办公室工作的性质与任务 参与政务，管理事务，综合服务。 办公室工作是“组织参谋，领导助手，群众桥梁，机关管家”。 第1章 办公室工作概说 1.2 新形势下办公室工作的“四个转变” 从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。 从单纯收发传递信息转变为综合处理信息。 从单凭老经验办事转变为科学化管理。 从被动服务转变为主动服务。 第1章 办公室工作概说 1.3 办公室工作的职能 就其总体职能而言，可简单地概括为参与政务与处理事务两大项。 这两大职能具有相互联系的辩证关系：办事是参谋的基础，参谋融汇于办事过程之中。 第1章 办公室工作概说 1.4 办公室工作的作用 承上启下、联系左右的枢纽作用 领导的助手作用 领导的参谋作用 领导机关信息、耳目的作用 工作的协调作用 领导机关的门面作用 第1章 办公室工作概说 1.5 办公室工作的原则 第一要必威体育官网网址。 第二要准确。 第三要迅速。 第1章 办公室工作概说 1.6 办公室工作的指导思想 围绕各单位的工作总目标、总任务，努力做好“三服务”。 为领导服务。 为各部门服务。 为人民群众服务。 第1章 办公室工作概说 1.7 办公室工作的特点 政策性 辅助性 被动性 综合性 机要性 事务性 中介性 潜隐性 第1章 办公室工作概说 1.8 办公室工作人员素养 应该具备的知识 文化基础知识 相关专业知识 专业知识 第1章 办公室工作概说 应该具备的能力 表达能力 办事能力 管理能力 应变能力 社交能力 操作能力 调查研究能力 第1章 办公室工作概说 应该具备的观念 价值观 市场经济观念 信息观 时效观 竞争观 风险意识 荣辱观 苦乐观 第1章 办公室工作概说 应该具备的非智力因素 应该具备的健康 第1章 办公室工作概说 1.9 职业道德标准 忠于职守，自觉履行各项职责。 办事公道，热情服务。 兢兢业业，甘当无名英雄。 服从领导，当好参谋。 实是求事，讲究时效。 第1章 办公室工作概说 奉公守法，不假借领导名义以权谋私。 遵守纪律，保守国家机密。 谦虚谨慎，文明礼貌。 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。 钻研业务，掌握办公室工作各项技能。 第2章 办公室效率高手 2.1 办公室的七大效率杀手 A 空气杀手 B 光线杀手 C 声音杀手 D 空间杀手 E 设备杀手 F 文件杀手 G 职能杀手 第2章 办公室效率高手 2.2 办公环境优化DIY A 优化从“合理”开始 井井有条是办公室工作必不可少的 根据工作需要和工作职能布局 保障公共空间和私人空间的独立 第2章 办公室效率高手 B 设备优化急不可“怠” 光源（合适的光线） 办公桌（多平面转角电脑办公桌） 办公椅（自动升降办公椅） 隔音玻璃 隔音板 百叶窗 档案柜 屏风 空调、电脑、传真机、复印机等 第2章 办公室效率高手 C 美化环境 办公室绿化 办公室装饰 第2章 办公室效率高手 D 不可忽视的办公桌整理 办公桌上的必需品 井井有条的办公桌 电话 参考书 电脑 文具用品盒 文件夹 办公桌抽屉 第3章 向成功会议迈进 1.1 会前的计划与筹备 1. 安排会议议题 收集议题 筛选议题 确定议题 第3章 向成功会议迈进 2. 邀请与会者 选择与会者 评估与会者 通知与会者 第3章 向成功会议迈进 3. 安排会议日程与议程 安排日程 准备议程 设计议程 编写议程 分发议程 第3章 向成功会议迈进 4. 确定会议地点 认清你所需 选择会议场所 提供完善的会议场所 第3章 向成功会议迈进 5. 布置会场 第3章 向成功会议迈进 6. 及时发送会议通知 内部会议通知 外部会议通知 会议通知的发送 第3章 向成功会议迈进 3.2 会议的组织服务 1. 签到 薄式签到 卡片签到 电子签到机 秘书代签 第3章 向成功会议迈进 2. 会场服务 奉送茶水 转接电话