Word2003样式管理技巧.docVIP

Word2003样式管理 样式管理 Word2003提供了一个管理器，可以用来管理样式。利用它可以将样式从一个文档或模板复制到另一个中，不需要再次创建或修改同一个样式。还可以重命名样式，或者将文档、模板中无用的样式删除。使用方法如下： （1）单击【格式】菜单中的【样式和格式】菜单项，打开【样式和格式】任务窗格。 （2）单击【显示】对话框右侧的下拉箭头，选择【自定义】菜单项，打开【格式设置对话框】，单击【样式】按钮，在【样式】对话框中单击【管理器】按钮，打开【管理器】对话框，然后选择【样式】选项卡： （3）在两个列表之一中选择要复制的样式，然后单击【复制】按钮。 （4）在左边列表上显示活动文档或其选用模板里所用的样式，在右边列表上显示“通用”文档模板（Normal.dot）里的样式。如果两个列表中都没有要复制的样式，可单击【关闭文件】按钮，然后选定所需的模板或文档，再单击【打开文件】按钮。 （5）如果想重命名某个样式，先选择该样式，然后单击【重命令】按钮，出现重命名对话框。在重命名对话框中键入新样式名，单击【确定】按钮，返回到【管理器】对话框。 （6）如果想删除某个样式，先选择该样式，然后单击【删除】按钮。 （7）单击【关闭】按钮退出【管理器】。 样式的应用 　　我们日常运用Word工作时，除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上，样式则正是专门为提高文档的修饰效率而提出的。使用样式可以帮助用户确保格式编排的一致性，从而减少许多重复的操作，并且不需要重新设置文本格式，就可快速更新一个文档的设计，在短时间内排出高质量的文档。 (一)样式的概念 　　所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说，样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式的集合。 例：我们在某个报告文档中，要设置所有说明性段落的格式为“小四号、左对齐、倾斜、下划线”等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋予它一个形象的名称——“说明样式”。于是，在修饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用“说明样式”就可以了。 (二)使用现有的样式格式化文档 例1：为案例文档的标题指定相应的标题样式。 步骤： 1、打开“样式和格式”任务窗格： 　　方法1、单击工具栏上的“格式窗格”按钮 　　方法2、单击“格式”菜单下的“样式和格式”命令 　　方法3、单击任意任务窗格其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“样式和格式”命令 “样式和格式”任务窗格打开之后，我们可以看到它的列表中列出了现有的几种样式，如“标题1”、“标题2”等。 2、把插入点定位于“执行概要(标题1)”段落，然后用鼠标点一下“样式和格式”任务窗格中的“标题1”，这时可以看到插入点所在的段落被应用了“标题1”样式。 3、用同样的方法为案例文档其它的标题指定相应的标题样式，全部完成后请保存一下文件。 (三)让样式符合个性的需求 　　我们可通过修改或创建样式，使之符合个性需求。 1、使用“修改法”定制现有样式 例2：把“标题1”样式修改为“黑体、三号、蓝色”，以满足自己文档的独特要求。 方法一： （1）将鼠标指针移到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令。 （2）在“修改样式”对话框中把格式设置为“黑体、三号、蓝色”。 （3）设置好之后单击两次“确定”按钮，返回Word主界面，我们可以看到所有使用“标题1”样式的段落外观，都根据上面的设置进行了更改。 方法二： （1）选中一个使用“标题1”样式的段落，比如“执行概要(标题1)”，用常规的方法通过格式工具栏或菜单“格式→字体”命令，将该段落格式设置为“黑体、三号、蓝色”。 （2）这时可以看到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式的下方显示出更新后的样式名。 （3）先选中修改好的“执行概要(标题1)”段落，然后单击“样式和格式”任务窗格中“标题1”右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“更新以匹配选择”命令。 （4）执行该命令后，所有原来使用“标题1”样式的段落便都应用了新的设置。新增的样式名也随即消失，新增的格式参数被添加到了“标题1”样式中。 练习：将“正文”样式修改为“楷体、三号、首行缩进2字符”。 2、使用“命名法”创建个性的样式 　　在实际的行文过程中，我们的文档中可能含有很多注释、提醒、警告等特殊的段落，而这些段落我们常常希望用特殊的格式来修饰它，以便让文档具备更好的可读性。这时，我们就可以创建个性的样式来快速修饰这些段落的外观。 　　用“命名法”创建样式的思路是，先把一个段落格式化好，然后以修饰它的相关参数为基准命名为一个形象的样式名，比如“