酒店统一和规范行文格式的规定.docVIP

文件名称 关于酒店统一和规范行文格式的规定 （暂行办法） 文件性质 普通文件-非加密 文件类型 下发文—酒店制度类 文件编号 总办:2011-002 文件范围 全体员工 发文日期 2011年03月16日 一、总则 为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。 二、行文规则 １、各部门严格按照文件种类性质行文； ２、部门报行政办领导文件，冠以姓名职务； ３、部门间部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称； ４、行政办下发文件，其种类用“决定、决议、通知、报告、备忘”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘”等； ５、部门报行政办领导文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门； ６、部门之间重要行文，应抄报行政办主管领导； ７、部门之间可以联合行文； ８、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发； ９、所有须行政办领导(总经理、副总经理)审批的文件，均须审批后执行； １０、所有行政部门经理级人事任免，均有行政办发出。 三、文件格式 文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。 四、文件处理 １、文字要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚，文字简练，无错别字，提高文件质量； ２、部门文件由秘书或专人收发，（将负责人名单上报行政办），收发文件设专门签收单； ３、经主管领导审阅的文件，原件留存行政办公室，复印备份件发给承发部门。 五、文件的存档和销毁 １、已处理完毕的文件，行政办公室和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕； ２、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理； ３、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交行政办公室长期保存。 ４、上条例有行政办公室负责解释。 备 忘 事宜： ×× ××× 领导批示： 由： ×× ×× 至：××××× 抄报：×× ×× ×× 日期：2011 年×月×日 编号：（部门英文缩写，如E.O（前四位为年份，后四位为部门发文编号）① ② （正文）③ 如有附文则标明《附件名称》 妥否，请批示。 或“特此通知”④ （此处为亲笔签名） ×××∕职务 请 示 事宜： ×× ××× 领导批示： 由： ×× ×× 至：××××× 抄报：×× ×× ×× 日期：2011年×月×日 编号：（部门英文缩写，如E.O（前四位为年份，后四位为部门发文编号）① ② （正文）③ 如有附文则标明《附件名称》 妥否，请批示。④ （此处为亲笔签名） ×××∕职务 文件名称 制度（程序） 文件性质 普通文件-非加密 文件类型 下发文—酒店制度类 文件编号 （部门英文缩写，如E.O）2011×× 文件范围 （制定范围）各部门负责人 发文日期 2011年×月×日 ① ② （正文）③ 如有附文则标明《附件名称》 附件（文件签收表） 文 件 签 收 表 文件名称 ××××× 文件编号 E.O.××××× 文件签批人 签发日期 发文部门 ××××× 执行日期 自签发之日起执行 文件接收人 驻店总经理： 副总： 行政办： 房务部： 销售部： 餐饮部： 前厅部： 人力资源部： 保卫部： 财务部： 工程部： 采购部： 信息部: ⑤ 备注说明： 编号“①”以上部分的文字为黑体，四号字； 编号“②”此条直线和竖线及表格均需画至页边距处，发文文本段落的行距设置为“单倍行距”； 编号“③”正文以下部门的文字为华文宋体，四号字，首行段落开始时空两字符； 编号“④”此处以下文字对齐页边； 编号“⑤”签收文件人签字确认。 附件（文件签收表） 文 件 签 收 表 文件名称 ××××× 文件编号 E.O.××××× 文件签批人 签发日期 发文部门 ××××× 执行日期 自签发之日起执行 文件接收人 驻店总经理：