文秘工作实务教程 打印.docVIP

 目 录 工作职责概述 第一部分 公文格式 一、排版 二、主体部分详细说明 三、特别注意事项 第二部分 子公司文件处理办法 一、收发文分类和处理方法 二、办文章的填写方法 三、办文封面的填写 四、办文及生效要求 五、归档要求 第三部分 传总部文件的特别注意事项 一、拟定文件内容要求 二、不给予办理的情况 三、进一步明确的问题 四、非物资审批权限如下 第四部分 标点符号和数字的使用 一、标点符号的使用 二、数字的写法 第五部分 如何拟写会议纪要 一、纪要拟写要点 二、会议纪要与会议记录的区别 三、结语 前 言 本教材专为集团下属各子公司行政部门编写，目的是明确文秘板块工作职责、公文管理工作标准，为下属各单位在公文管理实现科学化、规范化方面，给予专业性指导。 本教材由集团秘书处围绕集团《公文管理制度》，结合实际工作需要制定，主要围绕日常工作中遇到的问题进一步细化、延伸形成的，具有较高实用性、可操作性、指导性教材。 行政办公系统行业管理文秘版块工作职责 工作一：负责管理本公司行政部门专用OUTLOOK邮箱。 具体要求：1.养成及时查阅邮箱的习惯，重要邮件信息务必及时查收、传达，重要的红头文件还需要办文、签批、分发、归档；如有临时抽查等工作要求，注意反馈要求和时限。 2.及时清理过期邮件，避免因邮箱容量不足导致无法查阅新邮件； 工作二：负责与集团董事局办公室进行各项行政事物接洽。 具体要求：1.因董事局办公室职能较多，每个业务版块都单独运作，请参照下发的联系方式中备注的分工，直接与相关人员对接即可； 2.涉及到行业管理工作的相关业务，请参照下发的指标书中的联系方式与相关人员对接； 工作三：负责本公司公文管理工作。 具体要求：1.公司红头文件务必遵循“一个公司一个红头一个文号”的原则，做到不重号、不断号，不乱用红头； 2.负责重要集团来文、外收文的办理； 3.报送集团总部的文件，发送传真到所属事业部，由事业部初步审核把关后，统一报到集团秘书处正式办文。公文管理工作仅限于各公司行政部门人员与集团对接，其他科室人员不能单独与集团进行业务接洽。 工作四：负责行政办公系统月度指标书的执行和反馈。 具体要求：1.每月月初董事局办公室下发本月的指标书，以及《文秘附件》，务必及时查收、解读指标书各项工作内容，按照各版块的要求及时反馈； 2.文秘版块的工作务必参照务必注重日常工作的规范化、科学化，杜绝月底搞突击； 3.按照指标书的要求时限和反馈邮箱地址反馈，否则视为未反馈； 工作五：负责本公司联系方式的更新、反馈。 具体要求：1.统一使用文秘附件中的模板； 2.不要截取本公司信息栏单独反馈，直接在本公司所在序号的位子修改即可，修改的内容用红色字体标识；此反馈随时变动、随时反馈，不随月结资料反馈。 工作六：制作本公司联系电话簿。 具体要求：收集、保留、更新本公司内外部联系方式，并打印装订成册，做到有效利用。 工作七：会议管理。 具体要求：1.周例会、月会、专题会、总经理办公会等重要会议，需以纪要格式正式行文，并履行签发手续后方可下发到各科室，并做好原件的归档工作； 2.晨会、午餐会类会议一般不用红头文件正式纪要。 第一部分 公文格式 （技巧：打开相应的样稿，对照解读） 本教材涉及的公文格式方面依据《国家行政机关公文格式》《国家行政机关公文处理办法》制定，呈报流程及内部公文管理方面均结合本集团实际情况拟定，解释权归董事局办公室秘书处。 公文管理主管部门：行政部门是子公司内部公文工作的唯一管理部门，其他科室不得擅自拟定自己的红头，严禁不经过行政部门统一行文、统一办理而随意乱用红头。 公文管理原则：本着实事求是的原则开展。所有文件以纸质文件为准，电子版文件无效，台帐与实际纸质文件必须一一对应，不得虚报台帐。 公文管理工具：公文管理台帐。保持连续性和完整性，一个公司一个年度一个台帐，不得按月份制作多个台帐，不得不同年份的文件合并录入。 一、排版 行距设置：一般为固定值28磅，可在25磅～28磅之间调整。但如最后一页纸只有版记内容时，需做调整，不采用“此页无正文”方式；具体方法：应先通过调整行距方式，然后可适当调整页边距和删减内容。 二、眉首 发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成，推荐使用宋体字，用红色标识。规格为：20mm×15mm。 发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即不编为01），不加“第”字。 各子公司、项目部文号具体以集团统一编写、备案的文号为准。 三、主体部分 1.标题：文号下空两行书写。二号宋体加粗字，居中排列，如有回行，要做到词义完整，排列对称，间距恰当； 2