Word 2010 自动目录编辑讲义.docxVIP

常写文档 不会编辑文本与目录 不算完整 PAGE \* MERGEFORMAT9 [键入公司名称]Word 2010自动目录编辑讲义2010文档自动化排版悟心山人2013-11-3 编辑正规的文档，必须掌握正确的文档编辑要领，要想实现文档的自动排版，就要告别手动输入方法，跨入自动排版层面，为创建自动目录奠定基础。  Word 2010 自动目录编辑讲义 一、文档输入： 文档的所有内容，一律不设置“首行缩进”，标尺处在“0”的位置。因为“标题”部分不需要首行缩进。只有“正文”部分才需要首行缩进。 各标题下的“正文”内容输入结束以后，按住鼠标左键不放，拖动鼠标让正文内容“反白”，然后放开鼠标左键，再点击鼠标右键，选【段落】，再选【首行缩进】，选【磅值2】，按【确定】实现首行缩进两个汉字的目的。 不要手动操作空格键来实现首行缩进，不利于目录自动更新。 二、文档标题设计： 每一篇文档都有大小不同的【章】、【节】、【小节】、【分节】。对它们设计标题时，都要做到心中有数。 文档的【章】一律设为【标题一】。 文档的 【节】一律设为【标题二】。 文档的 【小节】一律设为【标题三】。 文档的 【分节】一律设为【标题四】。 三、【标题】的标注： 将光标定在【章标题】的行首，按需要点击【标题1】，在标题的左边，会出现一个“黑点”，说明【章标题】已标注成功。 将光标定在【节标题】的行首，按需要点击【标题2】，在标题的左边，会出现一个“黑点”，说明【节标题】已标注成功。 将光标定在【小节标题】的行首，按需要点击【标题3】，在标题的左边，会出现一个“黑点”，说明【小节标题】已标注成功。 将光标定在【分节标题】的行首，按需要点击【标题4】，在标题的左边，会出现一个“黑点”，说明【分节标题】已标注成功。 无论文档有多大，都按以上标注，不可混乱。 四、【标题】的字体设计 在确定了各标题以后，要对各标题的字体、字号进行选择，一般说来，整篇文档的字体选“华文中宋”与常规书本的字体相同，阅读起来比较顺眼。 四级标题及正文字体选择如下： 【标题一】选“三号字” 【标题二】选“小三号字”。 【标题三】选“四号字”。 【标题四】选“小四号字”。 【正文】选“五号字”。 三级标题及正文字体选择如下： 【标题一】选“小三号字” 【标题二】选“四号字”。 【标题三】选“小四号字”。 【正文】选“五号字”。 如果文档阅读对象是对老年人，可将正文字号设计为小四号。 五、【标题】的位置： 【标题一】和【标题二】，在文档中可设计为【居中】，【标题三】可设计为【左对齐】，【标题四】可设计首行缩进位置。 六、文档自动目录的设定： 选【引用】工具栏。 点击【目录】按钮。 点击【自动目录】中的其中一个样式。 点击【目录】按钮。 点击【目录】下拉菜单中的【插入目录】按钮，出现【目录对话框】。 在【目录对话框】中，有以下选项： 【显示页码】√ 2）【页码右对齐】√ 3）【制表符前导符】选自己喜欢的前导符。 4）【格式】选自己喜欢的格式。 5）【显示级别】。三级标题就选3，四级标题就选4。 6）按【确定】按钮。 无论目录的最后一页到什么位置，将光标都要移至下一页，该页应当是空白页，其目的在于，在空白页的行首插入【自动目录】。 通过以上操作，一篇文档的“自动目录”就制作成功了。 要特别注意的是，只有将【自动目录】插入空白页的行首，目录中的各标题与页码才会一一对应，不会出错。待到文档打印完后，将【目录】装订到文档前面即可，不要试图一次成功。 如果将【自动目录】插入文档的行首，虽然【自动目录】处于文档的前面，与我们阅读时的情况相符，但【自动目录】很容易出错。 七、目录的更新： 文档在修订或审阅后，内容与页码都会发生变化，如果不更新目录，标题与页码就肯定不对应，更新操作如下： 选【引用】工具栏。 选【目录更新】按钮。 在【目录更新对话框】中，选【全部更新】。 更新完毕，标题与页码全正确。 八、文档分页与编辑页码： 文档编辑完成后，还要对《摘要》、《关键词》、《目录》、《正文》、《附录》编辑页码，使它们各是各的页码。 首先将《摘要》、《关键词》、《目录》、《正文》、《附录》各段分页，便于各自编辑页码。 将光标定在要编辑页码的行首，比如《摘要》的行首、《关键词》的行首、《目录》的行首、《正文》的行首、《附录》的行首。 选【页面布局】→【分隔符】→【下一页】。 选【插入】→【页脚】→【编辑页脚】→【链接到前一条页眉】。 通过以上三步的操作，《摘要》、《关键词》、《目录》、《正文》、《附录》各段之间已分页，再给《摘要》、《关键词》、《目录》、《正文》、《附录》各段编辑页码时，已互不相干，各是各的页码。 分页完毕，开始编辑页码： 选【插入】→【页码】→【设置页码格式】