第一讲时间管理c3f.ppt

第一讲 个人计划实践----时间管理 回顾：目标及其确定 明确目标是做好管理工作的基础，目标导向是管理工作的基本原则之一。 目标是组织宗旨的具体化，具有差异性、多元性、层次性和时间性。 认识自我是制订目标的基础。实践和反思是认识自我的基本方法。 作为管理者，要了解目标制订过程，掌握组织目标制订原则，并充分发挥目标的作用。 目标落实和实现过程 本讲内容 一、计划及其重要性 二、计划的制订和审定 三、个人计划实践----时间管理 一、计划及其重要性 计划工作：确定必要的行动方针，以期在未来的发展中能够实现目标的过程。 计划工作包括调查研究、预测未来、设置目标、制订计划、贯彻落实、监督检查和修正等内容。 计划的表现形式 计划的内容和要素 计划的类型 计划制订情况调研结果 理由：为什么不做计划 变化太快，干扰多； 计划完成不了； 有计划太约束不自由 做计划太花时间； 要求不高，没必要； 别人已计划好了； 个人惰性。 有变化才需要做计划； 没完成才知道有问题； 计划可以增强条理性； 不做计划不知如何利用时间； 可约束自己，克服惰性 计划用没有用、怎么做，做了才知道。 理由：为什么要做计划 功能 明确方向 明确目标 明确路径 明确方法 明确责任 明确衡量方法 作用 集中资源 排除干扰 减少不确定性 提高效率 增强压力，提高积极性 体会成就和人生价值 结论：需要做计划，必要时应做书面计划 我们谁也不知将来会怎样，但明天肯定会与今天不同。 计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。 计划是一种生存策略，它可以让你获得更多的成功机会。 计划工作的重要性 在一个组织中，计划工作是管理的首要职能，其他工作都只有在确定了目标、制订了计划以后才能开展，并围绕着计划的变化而变化。 但在我国的管理实践中，计划工作普遍不受重视，致使各项工作缺乏明确的目标，工作效率低下，短期行为严重，结果不确定程度较大。 有效地计划是一切成功的秘诀 梳理：通过清楚地确定目标和如何实现这些目标，可为行动提供一幅路线图或行动图，从而减少不确定性和模糊性，并对有限资源作出合理的分配； 压力：通过清楚地说明任务与目标之间的关系，可制订出指导日常决策的原则，并培养计划执行者的主人翁精神和责任心； 效率：由于目标、任务、责任明确，可使各项工作得以较快和较顺利地实施，并提高经营效率； 效益：借助计划可克服由于资源的短缺和未来情况的不确定性所带来的困难，使一些本来无法或难以有效实现的目标得以实现。 二、计划的制订 目标必须转化为各项工作，如果只是将其作为一种“意愿”的表达，那么这些目标便形同废纸。 而要转化为工作，就必须是具体的、清晰的和可测量的，是一项“限期”完成的一项特定的责任指派。 计划制订过程 计划制订方法----网络计划技术 计划制订方法----甘特图 计划制订方法----滚动计划法 计划制订方法----情景计划法 计划的审定 三、时间管理：个人计划实践 时间的特性 时间是一项不可或缺的资源：做任何事情都需要时间的投入。 时间是最稀缺的资源：时间的供给，丝毫没有弹性 ；而且根本无法贮存。 时间是一项非常特殊的资源：租不到、借不到、买不到、不可再生，没有替代品。 有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。 响应时间和自由时间 响应时间：用于响应其他人提出的各种请求、要求和问题的不可控时间。 自由时间 ：管理者可以自行控制的时间。 时间管理的重点在于：如何用好自由时间 重要性和紧迫性 时间安排方法 时间管理方法 列出目标清单。即列出你或你所管理的部门在未来一段时间内所要实现的目标。 将这些目标按其重要程度排序。首先要做的应该是重要的事情。 列出实现目标所需进行的活动。即明确为了实现上述目标，应开展哪些活动。 对实现每一个目标所需进行的活动排出优先顺序。按每一项活动的重要性和紧迫性程度排列。 按所给出的优先顺序制订每日工作时间表或备忘录。在前一天下班前或前一天晚上，将当天或第二天所要做的事情按其重要性和紧迫性程度列出一个清单，并制订相应的时间表。 按工作时间表开展工作。在工作中，要严格按时间表进行，尽可能地按时完成。 每天结束工作时，要回顾一下当天的时间运用情况，并安排第二天的活动。通过不断地总结经验，管理者会不断地提高工作效率。 总结：先思考，再行动 计划职能是管理的首要职能。计划可指明方向，有助于有限资源的合理配置；能使我们防患于未然；同时有助于提高效率，调动积极性，并为控制提供标准。 计划是对未来活动所作的事前预测、安排和应变处理。一项完整的计划包含：前提、目标、目的、战略途径、人选、进度安排、涉及范围、资源预算、应变措施 。 时间是一种不可再生的资源，通过对时间的计划，将有助于管理者有效地利用有限的时间资源。时间管理的关键在于明确在一定的时