文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.ppt

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》解读 一、《规定》演变沿革 （一）创立规范 1956年、1957年，国家档案局制定了《党的机关档案材料保管期限的一般标准》、《国家机关一般档案材料保管期限参考表》； （二）首次修改 1964年，国家档案局发布了《机关文书档案保管期限参考表》（试行草案），将党政机关文书档案保管期限表合二为一； 一、《规定》演变沿革 （三）初步完善 1983年，国家档案局颁发了《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档的文书材料的规定》； （四）逐步定型 1987年，国家档案局颁发了《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》，其基本思路与1983年基本相同； （五）趋于成熟 8号令《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 二、《规定》的特点 （一）在约束力上提高了规格——行政规章 《国家行政机关公文处理办法》第九条? 十三种公文种类之首——命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章； 宣布施行重大强制性行政措施； 其约束的范围为…….. 二、《规定》的特点 （二）突出立档单位的主体地位（保管期限表中约占95%） （三）保管期限出现重大变化 原来全为模糊概念“永久/长期/短期” 现更准确 现为模糊与准确相结合“永久——定期” (四）以人为本、和谐理念得到体现 （五）伴随社会发展和进步的新内容得到体现 （六）以前未作规定的予以明确 1、应归档电子文件的元数据、背景信息； 电子文件：指在数字设备环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件； 元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据； 背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文以及对其产生影响的历史环境等信息； 2、公文处理签； 三、贯彻范围和时间 （一）执行《规定》范围 第十四条? 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。 （二）执行时间 2007年1月1日起形成的文件执行新标准。 （三）制定本单位的归档范围和保管期限 时限——2009年11月30日前备案 四、制定本单位文书档案归档范围 和保管期限表注意事项 （一）归档范围应围绕业务工作和机关管理展开 1、关于归档范围和保管期限规定可参照《规定》的结构， 2、归档范围应与“三定”方案中赋予本单位的职能相结合； 3、归档范围尽可能征求内设机构和直属单位的意见； 四、制定本单位归档范围和 保管期限表注意事项 （二）文书档案保管期限应根据本单位 实际予以予增删 1、准确把握各条款适用范围—— 2、根据机关工作查考需要应添加的内容 （1）会议文件： 一是上级召开的工作会或重要业务会 主要会议材料 30年 本单位提交的经验交流材料 30年 2、根据机关工作查考 需要应添加的内容 二是以党委或政府府名义召开的与本单位业务工作会 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 三是党委、政府召开的会议 本单位重大问题或重要业务工作作出决策的文件材料 永久 其他需贯彻执行、具有查考价值的 10年 四是平级机关召开的会议 需要贯彻执行的文件材料 10年 3、适当调整部分条款架构及保管期限 （1）8.5中，不应区分联合行文是主办还是协办？而应视文件主要针对那个部门的业务，如《重庆市政府采购项目档案管理暂行办法》、《司法鉴定业务档案管理暂行办法》 （2）9.4款中系指面上的表彰，应增加一款专门针对机关内部表彰 30年 五、2007年开始整理文书档案注意事项 （一）归档章及卷盒保管期限的填写——