酒店管理财务 管理公司集团采购控制的程序和制度2015(叶予舜).docxVIP

PAGE \* MERGEFORMAT9 叶予舜 二〇一四年十一月二十八日星期五 酒店管理财务 管理公司集团采购控制的程序和制度 工作项目程序及标准 采购工作程序 保　管 各部门每月实际需求 入库并反馈 编制计划 实施采购 分管领导审核 部门经理下达采购任务 报总经理审批 整　理 送采购部 年度、季度、月度计划表单 各使用部门在每年12月20日以前，做好下年物品计划。各使用部门要严格控制成本，做好年度预算，并填写《年度计划采购申请表》，报采购部、财务部审批后，报总经理批准，一式三份，一份采购部，一份财务部，一份使用部门留存。 根据市场规律性及经营的淡季、旺季，使用部门必须年度计划按季度合理分解，并填写好《季度计划申请表》。 为了减少资金占用、物品积压，并保证使用部门正常物品供应，为此各使用部必须在每月25日之前拟定下月物资计划，经部门经理签字后，报采购部。 采购部接到各部门的月度计划申报表后，由计划员负责对各类物品，上月消耗，现有库存认真汇总，并核定本月采购量，报部门经理审核。 月度计划申报表经经理审核后，填写物品采购计划批准表一式三份，报财务总监，分管领导，总经理批准。 当采购部接到审批同意的计划后，一份交财务部，一份交各采购员，一份采购部留存。 食品及酒水采购程序标准 食品采购： 食品采购员当接到库管填写的物品申购单后，根据已批的月度计划进行采购。 每日各类鲜活货，由库管于进货前一天下午将填写的申购单交采购员办理。（特殊情况或特殊品种可由库管报总厨师长批准后作适当库存） 计划外采购物品必须由使用部门向库管填写申购单，由行政总厨师长签字后交采购部办理。 属于库管正常库存的货物采购，采购员必须将三家以上的报价，报采购部经理、餐饮部经理及行政总厨核定后，方可办理。 由供货商每天交货的鲜活类（含鲜活、海鲜实行10天一期定价，各客户于定价前二天报价格给采购部经理，再报餐饮部经理认可，并将定价表复印若干，交有关部门作计算成本和核价用。 每日购进的食品原料、鲜活类物品，由采购员、库管、厨师长共同验收签字后，方可入库。 酒水采购： 接库管理填写的酒水申购单后，按已批的月度采购计划要货。 及时组织货源选择商家，货比三家。 积极开拓市场，严格按采购计划进货，按时、按质、按量确保供应严格控制酒水有效日期。 配合库管严格酒水质量关，对不符合要求的货物负责退换。 负责对酒水饮料的商标、包装，对各种许可证、标签的标准化、卫生保鲜要求进行检查，防止假冒伪劣商品进入酒店。 物品到店到，同保管员共同查验并办理入库手续。 客务用品采购程序标准 接到库管的申购单后，认真核对采购计划量后方能采购。 采购前，必须对所需物品进行市场调查，尽快寻找三家以上的供应商进行业务洽谈，填写《君宜王朝酒店采购物品报价单》，并取回样品提供给使用部门认可。 使用部门接到采购部提供的样品，填写《君宜王朝酒店样品认可书》，以确定认可与否，认可书由使用部门签字确定后，方能办理。 经确定的样品认可书与样品留存采购部，以作为收货时验收依据，货到与样品不符可拒收。 工程配件、燃料采购程序标准 当工程配件采购员接到库管申购单后，认真核对月度计划核定的采购量方可办理。 对所需采购的物品，进行市场调查，对产品的质量、规格、型号，厂家价格作详细的对比。 竞争报价，采用最合理的价格购进达标物品。 对有物殊要求的配件或加工定做的产品，申请部门需提供样品和资料。供方按要求提供样品，经使用部门签定认可方可办理。 进口设备采购程序标准 凡属国外进口项目，申请部门在申请前须向采购部确认能否在国内采购，采购部要认真对待，详细了解市场，及时予以答复。 经确认实属必需进口购买的项目，必须由库管填写不同类型的申购单，报总经理批准。 国外进口项目需提前三个月提出申请。 国外采购申请单批后，即以发电传、传真的方式。同国外厂家联系确定，属国家控制进口的项目，在联系的同时，应向国家有关部门办理申报审批手续。 对于有特殊要求的或需加工订做的采购项目，申请采购部门应作详细说明或提供样品。供方按需要示提供详细的资料，经使用部门确认签字后，方可进一步洽谈。 应急物品采购程序标准 各部门所需应急物品的采购，在每单100元以下的各部门可报财务部后，即可办理。 每单100元以上，必须报总经理批准方可采购。 各部门计划外特殊物品采购必须写专题报告，经总经理批准后，由采购部进行采购，各使用部门不得自行采购（有总经理授权除外）。 应急物品采购回后，应由相关人员验收，事后办理入库手续和领料手续。 餐饮部急购物品（鲜、活类）由行政总厨签字下单后，采购部方可办理，货到后必须由采购员、厨师长、库管验收签字后并补办食品日报表。 管理度制 物品采购审批制度 使用部门根据批准的年度、季度、月度申报表，对所需申购的物品，必须填写本酒店的物品采购申请单