函的书写方式.doc

? ??? 　　　　　　　　　　第一节　有效的商务文件　 一、?????? 书面交流 ? （一）?? 书面用语在商务活动中的重要性及其影响 商务信函与商务电话的对比，商务信函的优势表现在以下方面： （一）易于表述事实和意见；??? （二）适合传达困难的或复杂的信息；??? （三）可以存档、回顾；??????? （四）发送前可以审查、修改； ? 商务信函的劣势，具体表现在以下方面： （一）耗费时间；??? （二）缺乏反馈，或反馈太慢；??? （三）缺少个性；??? （四）缺少非语言交流；??? （五）交流结果可能是单向的，或无效的。 ? （二）?? 在写商务文件之前计划、调查、收集和处理资料的重要性 准备一封商务信件，请回答以下问题： 一、在写信之前，必须回答以下方面： 1．信件的主题是什么？??? 2．您为什么写这封信？??? 3．信的读者是谁？??? 4．读者对信的主题已经了解了多少？还需要知道什么？ 二、信写完毕之后，你的信必须达到以下方面的要求。 1．清楚??? 2．按逻辑顺序排列；??? 3．语法正确；??? 4．没有行话和俚语；??? 5．语言简单明了；6．惹人喜爱，有礼貌、有意；7．准确；8．完整；9．迅捷 ? （三）?? 了解和采用对企业适用的标准公文格式和标识 书面交流的优势？ （1）适合事实和意见。?????? （2）适合困难的或复杂的信息，可以进行回顾。??? （3）如果需要进行书面形式存档时，书面交流更加有效。??? （4）既可以写，也可以口述。（5）在发送之前，可以进行仔细的计划和考虑。??? （6）在发送前，可以剔除错误。 ? 书面交流的缺点表现在哪些方面？ （1）更耗时（2）反馈信息不存在或者太慢（3）缺少有助于理解的非语言暗示。??? （4）有些人不会或不愿意看信。??? （5）你永远不知道你的信是否被读过。? ??（6）缺少热情和个性。 ? 口头交流的优点 （1）更适合表达感觉和感情。? （2）更加个人化个性化。? （3）可以有更多的反应和交流。???? （4）可以有更大的影响力。??? （5）一般来说成本较低。??? （6）可以根据反馈和非语言的暗示进行改正或调整。 ? 口头交流的劣势？ （1）在说话时进行思考比较困难。????????? （2）话一出口就不可能更改。??? （3）有些人看起来是在听，其实是充耳不闻，对大群的听众效果更难以判断。 ? 关于传真的优缺点 （1）节省时间，特别是在与国外客户联系时，写信可能需要好几天，这时传真就显得极为迅速。??? （2）节省费用。尤其是与写信相比，传真的费用较低。??? （3）可以采用比信函更随便的方式。??? （4）能使对方更快地做出反应。 ?? 注意传真也不能完全代替商务信函，由于法律上的原因以及与公众联系的特殊情况，信函仍然是交流过程中十分必要的。 ? 关于书面交流的主要方法和用途？ 第一种，报告，报告被用来正式陈述事实性的信息，通常针对特定的读者。??? 第二种，办公室通告，这种方法适用于组织内部的低成本的大众传播。??? 第三种，备忘录，备忘录适用于与大量读者间的低成本的内部交流。??? 第四种，表格，表格被用于有条理的传递信息，尤其是需要阐述或提供对比时。??? 第五种，预备好的表格，这种表格用于传递格式相同的例行公事的信息，在组织内或组织外均可使用。??? 第六种，公务信件，这种方法用于与外单位传递信息。??? 第七种，办公室实事通讯，这种方法适合组织内的大众传播。??? 第八种，指导，指导用于提供有关明确步骤的信息。 ? 组织与更广泛的外部对象交流也要用到很多方法，以下是几种主要的交流方式： 第一种，通讯社消息，这种办法用来传递信息给出版社，电台或电视台。 第二种，邮寄广告，属于组织外的大众传播方法，通常是针对客户的。 第三种，广告，广告也属于大众传播方法，通常是针对组织外的某一个具体的市场。 ? 二、?????? 信函 （一）?? 有效书写信函的知识和技能 （二）?? 正式和非正式信件 （三）?? 根据各种商务情况设计信函 关于常用商务书信的格式。 ??? 第一种，关于书写介绍信。介绍信是用来介绍公司企业派遣人员的姓名、年龄、身分、接洽事项等情况的一种应用文体，具有介绍证明的作用。例如，下面是一封介绍信。 ??? 　　　　　　　　　　　　　　　介绍信 张明总经理： 　　兹有我公司业务主管李维雄先生前往贵公司购买Win95软件事宜，请接洽为盼。 致 ? 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　李张翔 ? 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　??? 某年某月某日大明汽车公司 （盖章） ??