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常用公文和文体写作知 识 郑国兴 TelE-mail—hnzyzgx@163.com 第一部分：公文处理（文件） 一、今本概念 二、公文种类 三、公文格式 四、行文规则 五、发文办理 一、基本概念 公文：指在生产经营活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的一种文件。 公文处理：指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文处理的原则：实事求是；精简高效；严格执行国家法律、法规和有关规定。 归口管理：办公室是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作并指导下属单位的公文处理工作。各部门负责人负责本职范围内公文处理工作的领导、把关和检查。各部门都应有一两个同志相对固定起草文件，掌握公文处理办法的基本要求。 二、公文种类 行政机关文种13种，党的机关14种，其中决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要9类文种相同。党的机关还有决议、指示、公报、条例、规定5个文种，行政机关还有命令（令）、通告、公告、议案4个文种。 公司最常用的有9类；决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。此外，通告个别时候也会用到。 （一）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门、单位及人员，变更或者撤销各单位不适当的决定事项。 是一种决策性、指挥性公文，具有规定性，指示性，确定性，分政策性和奖惩决定两种。链接\决定2文档.doc 决定正文分两部分：一是决定的原因、理由、依据、目的；二是决定的事项。有些还有第三部分，号召、引导性语言。原因部分要简洁明确，定性准确，决定事项要准确具体，符合政策规定。Eg1 （二）通知 主要有指示型、转发型、印发型、事项、会议和任免通知6种。此外还有批转型、发布型。其中印发型、转发型和批转型、发布型通知，印发的文件不作为附件处理。 适用于批转下级的公文，转发上级机关和不相隶属单位的公文，传达要求各单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。Eg1 Eg2 Eg3 （三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 具有典型性；时效性；教育性。分表扬性、批评性和情况通报三种。由四部分构成：一是倾向性导语；二是通报事实或事件，起因、发展和结局；三是对其性质的认定，产生原因的分析，造成的影响和结果；四是处理意见，处分或奖励。 （四）通告 适用于在一定范围内公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。 标题常省略，无主送机关，结尾“特此通告”。 （五）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 陈述性、汇报性、阅知性的上行文。正文分两部分：一是事由。为什么写此报告，要把情况及前因后果写清楚；二是事项。写工作步骤、措施、效果，经验教训、存在问题及今后的打算、安排。应注意：叙述事实、情况用概述；重点突出，中心明确；实事求是，有针对性；不得夹带请示事项。更不得用《关于****的请示报告》1 （六）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 是呈请性、期复性、越职性的上行文。分请示原因、事项、结尾三部分。应当一文一事；一般只写一个主送机关。制发于问题解决之前，需上级机关批复，其中可以有报告的内容，要从下往上传。“报告”制发于问题解决之后，不需批复，不得夹带请示事项，一般从上往下传。 （七）批复 适用于答复各单位的请示事项。 属被动性的、必须作出答复的、具有约束力的下行文。其主送单位一般要用全称。分三部分：一是针对何文批复。二是作出答复。三是结尾，“此复”。批复性公文，具有指示性，下级必须遵守执行，出现失误答复机关负责。 （八）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，各单位应遵照执行；无明确要求的，各单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。. （九）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”与其它主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。 分商洽函、问答函、请求函、告知函四种。“函”属于文件格式，须使用带有“文件”字样的文头纸，不同于“信函格式”或“函的形式”。 （十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位和有关部门共同遵守和执行。 记录要点，非有言必录，具有系统性、条理性的特点。分三部分：一是会议概述；二是会议精神或议定事项；三是与会人员。1 三、公文格式 公文一般由秘密等级、必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印