办公自动化技术与应用 -周贺来 第04章.ppt

《办公自动化实用技术》电子教案 水利水电出版社 第 4 章 办公中的数据分析与处理 【本章内容介绍】 在办公实践中，经常需要对大量的数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析，公司销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。 本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公实践中常见的数据分析与处理方法，包括数据的排序、筛选、分类汇总、公式与函数运用以及数据关联表格的操作等。 【本章主要知识点】 Excel数据库表格的基本要求 Excel表格中内容填充的常用技巧 Excel数据库表格的特殊格式设置 Excel表格中数据有效性的设置 Excel数据库表格中的排序 Excel数据库表格中的筛选 Excel数据库表格的分类汇总 Excel表格中公式和函数的使用 Excel中的关联表格操作 Excel公式使用中的常见错误信息 4.1 Excel数据分析与处理概述 在办公业务中，除了文字和表格之外，还需要经常进行有关数据处理，有时候还需要将处理的数据结果用一种图表来进行表现。 1．Excel中的数据库表格简介 所谓数据库就是与特定主题和目标相联系的信息集合。 在Excel中，可以通过首先创建数据库表格，然后再利用其提供的功能菜单进行数据的分析与处理。 如图4-1示，Excel中数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。 2．单击“工具”|“选项”命令，弹出图4-19所示的“选项”对话框，从中选取“视图”标签，将“网格线”复选框设置为不选中状态，这样就取消了工作表中的网格线。 3．全选整个工作表，然后利用格式工具栏上的按钮设置工作表填充颜色为浅黄色。 参加决赛的选手共20人，比赛前通过抽签确定出场顺序，比赛结束需要确定综合成绩一等奖1人，二等奖3人，三等奖5人，其余为优秀奖；同时综合成绩最好的3名将推荐到省里参加全省比赛；另外，为了比较单项成绩，还需要将单项成绩的前6名评出。 本节目标就是制作一套用来计算选手分数的表格，以便在现场快速计算选手成绩。 [问题分析和操作提示] 从上面的规则可以看到，需要进行几个单项成绩的计算和排名，同时需要进行几项成绩之和作为综合分的计算和排名，所以可以考虑利用Excel的关联表格操作。 所谓关联表格，是指在一个或者多个工作簿中有一定关联关系的工作表的总称。 本实例制作时，还需要注意以下几个问题： 1．各个表格中要尽量减少现场数据录入和计算的工作量。 2．可以在比赛中间随时查看比赛过的选手的各个单项成绩，确定对应的暂时名次。 3．单项成绩和综合成绩的计算，需使用公式和函数实现，并且公式要具有容错性。 4．综合分数排名为最后名次，根据该名次利用公式确定获奖等级。 5．多个工作表之间进行关联操作时，注意数据要能够随时实时变化。 6．为了使各个表格之间切换方便，可以制作一个主界面工作表，在上面利用有关图形建立超级链接，以便可以快速切换到对应的工作表。 按照以上的分析，本问题的解决可以通过制作8张关联的工作表来实现，分别用来作为“主界面”工作表、 “计分规则”工作表、“选手情况” 工作表、“歌唱得分” 工作表、“素质得分” 工作表、“声乐得分” 工作表、“综合得分” 工作表以及“评奖结果” 工作表。下面就介绍这些工作表的格式制作和公式设计。 4.4.1工作表的添加和更名 从上面的的分析可知，该计分系统需要设置8个工作表，而Excel默认的工作表个数为3个。所以，本实例操作时，首先需要工作表个数的添加以及名称的更改。 操作步骤如下： 1．启动Excel，屏幕上有默认的Sheet 1、Sheet 2、Sheet3 三个工作表。 2．在工作表标签上，单击选择Sheet 1，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“插入”，根据随后出现的系统提示操作，添加了一个新工作表Sheet 4。 说明：上述方法一次只能添加一个工作表，如果想添加多个工作表，请先选取多个工作表，然后再单击右键，选择“插入”，则会快速添加与选取个数一样多的工作表。 3．根据上面的说明，借助于Shift键选择全部四个工作表，单击鼠标右键，选择“插入”，则快速添加了四个工作表——Sheet 5、Sheet 6、Sheet 7、Sheet 8。 4．分别双击工作表名称，将8个工作表的名称依次更该为“主界面”、“计分规则”、“选手情况”、“歌唱得分”、“素质得分”、“声乐得分”、“综合得分”和“评奖结果”。 5．将工作簿文件以“歌手大奖赛记分”为名存盘。 4.4.2 “主界面”工作表的制作 “主界面”工作表效果如图4-18所示，利用“主界面”工作表，可以快速看到整个记分方案的完整组成，同时根据需要将来可以快