中文Access2003实用教程 配套课件 作者 李耀洲 马广月 王尧 黄青 第6章.ppt

第6章 建立报表 数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能，通过它们可以打印比较简单的信息，要打印数据库中的数据，最好的方式是使用报表。报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种工具。要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高，则必须使用报表的形式。用户可以利用报表，有选择地将数据输出，从中检索有用信息。Access 2003报表的功能非常强大，也极易掌握并制作出精致、美观的专业性报表。 本章要点 6.1 创 建 报 表 6.2 编辑和打印报表 习题 6 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.1 创 建 报 表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 6.2 编辑和打印报表 （3）单击“字段/表达式”中的“类别名称”字段，单击其右侧的向下箭头，出现下拉列表框，从中选择用于对记录进行排序的字段名称。 （4）单击同一行中“排序次序”，单击其右侧的向下箭头符号，出现下拉列表框，从中选择用于对记录进行排序是“升序”还是“降序”。 （5）重复上两步操作，直到设置完所有的字段的排序。 在Access 2003中最多可以对10个字段进行排序，执行时先执行第一个字段的排序，然后再执行第二个字段的排序。排序时升序的次序是从A到Z或从0到9。 2．记录的分组 在Access 2003的报表中，可以对记录按指定的规则进行分组，分组后的每个组将显示该组的概要和汇总信息，在报表中对记录进行分组的具体操作步骤如下。 （1）打开要分组的报表的设计视图。 （2）单击工具栏上的“排序与分组”按钮，调出“排序与分组”对话框，如图6-2-1所示。 （3）单击“字段/表达式”中的“类别名称”字段，单击其右侧的向下箭头符号，出现下拉列表框，从中选择用于分组的字段名称。 （4）单击“组页眉”右侧的向下箭头符号，从下拉列表框选择“是”选项，将“组页眉”的属性设置为“是”。 （5）用第（4）步的方法将“组页脚”的属性也设置为“是”。 注意：只有“组页眉”和“组页脚”的属性设置为“是”时，才可以创建分组。 （6）在“分组形式”下拉列表框中有 “每一个值”和“前缀字符”两个选项，在“组间距”文本框中输入用于组的字符间隔和数目，在“保持同页”下拉列表框中有 “不”、“整个组”和“与第一条详细记录”3个选项，根据需要进行设置以后关闭对话框。 单击工具栏上的“打印预览”按钮，可以查看分组的结果。图6-2-2所示为没有分组的报表，图6-2-3所示为设置分组后的报表，其分组的选项设置是：在“分组形式”下拉列表框中选择“每一个值”，在“组间距”文本框中输入“1”，在“保持同页”下拉列表框中选择“与第一条详细记录”。 　 图6-2-2　没有分组的报表 图6-2-3　有分组的报表 3．插入新的分组或排序 在已经设置了分组的报表中，如果需要插入新的分组或排序字段，可以按下面的步骤操作。 （1）打开报表的设计视图。 （2）单击工具栏上的“排序与分组”按钮，调出“排序与分组”对话框，如图6-2-1所示。 （3）单击空白行中的“字段/表达式”单元格，单击出现的向下箭头符号可以调出它的下拉列表框，从中选择要排序