SAP自学系列-采主数据维护业务流程.doc

业务流程名称: 采购主数据维护 流程编号及版本号 编号：BPP-MM03 版本：V1.0 业务流程定义文件签署表 业务流程定义文件是描述未来在SAP R/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。 项目中职务 姓名 签字 日期 联翔部品（光电科技）关键用户 联翔部品（光电科技）流程所有人 联翔光机关键用户 联翔光机流程所有人 联翔显示关键用户 联翔显示流程所有人 SAP外部顾问 联翔项目经理 SAP外部项目经理 1. 业务流程目的： 采购主数据维护主要指采购价格的维护，以及系统中的货源清单和配额分配的维护。 2. 业务流程的相关原则： 采购主数据存储了进行采购业务所需用的数据。包含以下三种数据： 信息记录 –主要包含采购价格、价格条件（交货费用、关税等）、交货提前期及一些采购控制字段； 货源清单 –主要指物料的合格供应商清单，指定哪些供应商或者框架协议是可用的； 配额分配 –主要维护采购物料时的不同供应商的订单分配的配额比例； 采购主数据维护的组织级别： 信息记录 – 在采购组织级别，根据不同的采购组织，为不同的工厂维护信息纪录； 货源清单 – 维护在工厂的级别，即对同一物料，可以在不同的工厂维护不同的货源清单； 配额分配 - 在工厂级别维护，同一物料在不同的工厂可以维护不同的供应商配额分配； 采购主数据维护的范围： 本流程中采购主数据维护的范围是：进行库存采购的物料的采购主数据、进行外协加工采购的物料的采购主数据及供应商寄存采购的物料的采购主数据。 采购主数据维护的注意事项： 采购主数据的维护应由各公司采购部门专门的维护员负责，保证维护权限的集中； 采购主数据的维护必需由采购员提交申请表，经过采购部门主管系统外审核签字后才能录入系统； 采购主数据维护员录入采购价格后，定期从系统中打印出所维护的价格，经人工检查后由采购主管签字确认后存档； 对于部品事业本部的战略性供应商与物料的采购主数据维护，不在本流程中体现，参考相应的外部流程。 3. 业务流程所带来的相关规则和政策改变 3.1相关的规则和政策改变 规范了采购主数据的维护流程； 各公司必须制定相应的采购主数据维护制度，明确维护的审批政策、维护的时效、单据的传递与管理及相关责任人等 3.2 对组织结构调整的要求 各公司采购部门设立专门的维护员岗位负责采购主数据的维护；4. 业务流程图（在VISIO中画流程图） 5． 业务流程的详细步骤： 5.1 采购主数据维护流程: 步骤 用户 系统 事务 描述 下一步 1 采购人员 系统外 采购询报价，商务谈判 对于新建的物料或者对已有物料进行询报价 2 2 采购人员 系统外 申请维护采购主数据，填写申请表 采购部门进行必要的商务谈判与询报价后，选择合适的供应商与价格，填写采购主数据维护申请表 3 3 采购部门领导 系统外 审核申请 采购部门领导根据公司政策对申请进行审批 通过转4；不通过转结束 4 维护员 SAP 维护采购价格信息、货源、配额 在系统中维护物料的信息纪录（价格）、货源清单和采购配额 5 5 维护员 系统外 申请表归档并通知申请人员和财务人员 创建完毕后，将申请表归档，并通知申请人员和财务人员主数据维护状态 6 6 采购人员 系统外 未清采购订单是否修改 判断新采购纪录是否影响未清的采购订单 是转7；否转结束 7 采购人员 SAP 修改未清采购订单 根据新采购纪录修改未清采购订单 结束 6. 业务流程中所用到的报表： 报表名称 目前是否在用 描述 工具（SAP标准报表/Report Painter/Report Writer/Query/ABAP/Excel/Word） 使用频率 采购主数据信息报表 否 物料/供应商/单价/配额对应清单 ABAP 中 物料价格对比表 否 各供应商报价对比表 ABAP 低 价格录入检查表 否 单价录入系统后定期集中打印的价格列表以便进行录入复核 Query 中 7. 业务流程中所用到的表单： 表单名称 目前是否在用 描述 是否SAP表单/layout set?(是/否) 使用频率 采购主数据维护申请表 否 采购主数据新建、修改时需要提交的申请表 否 中 询价单 否 向供应商询价时的表单 是 中 报价单 否 供应商报价时的表单 否 中 8．接口需求（SAP与其它系统的接口）： 接口名称 描述 输入/输出 备注 无 9．数据转换需求： 数据名称 数据类型（主数据/交易数据） 数据量 现存位置 采购主数据 主数据 2000条 Excel 10．权限