word排版技巧 处理长文档的技巧.pdf

保定二手网 4 4 第44章 处理长文档的技巧 在创建和编辑一个包含多个章节的书和或者包含多个部分的报告的长时，要很好地 组织和维护长文档就成了一个重要的问题。对于一个含有几万字，甚至几十万上百万的 文档，如果用普通的编辑方法，在其中查看特定的内容或对某一部分内容作修改和补充 都将是非常费劲的。如果这个文档是由几个人来公共编辑完成，那将更容易引起很大的 混乱。 对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚他的结构内容，是一件比较繁琐的 事。使用文档视图的方式可以迅速了解文档的结构和内容梗概。如大纲视图可以清晰地 显示文档的结构。用户可以通过各种的文档视图方式来浏览这个文档以把我文档的总体 结构，然后再详细了解文档的各部分 Word提供了一系列编辑长文档的功能，正确地使用这些功能，组织和维护长文档就 会变得得心应手，长文档就会变得非常有条理。不但可以独立工作，而且可以和外地的 伙伴通过网络共同编辑一个文档。 4.1 4.1 44..11 使用各种视图方式浏览长文档 Word是一套“所见即过得”的文字处理软件，用户从屏幕上所看到的文档效果，就 和最终打印出来的效果完全一样，因而深受广大用户的睛睐。为了满足用户在不同情况 下编辑、查看文档效果的需要，Word在“所见即所得”的基础上向用户提供了多种不同 的页面视图方式（普通视图、Web 版式视图、页面视图、打印预览、大纲视图），它们各 具特色，各有千秋，分别使用于不同的情况。 1．页面视图 页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效 果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的 实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏 都是很有用的。 在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。页面视图 可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。 切换到页面视图的方法是，单击【视图】菜单上的【页面】命令，或按Alt+Ctrl+ P 组合键可切换到页面视图。 保定二手网 97 保定二手网 2．Web 版式视图 Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示 的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比 文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且Web版式视 图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。另外，采用Web版式视图方式时，Word 窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】，专门用于显示文档结构 的大纲视图，用户只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十 分方便。Web 版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看Word 文档内容时使用。Web 页预览显示了文档在 Web 浏览器中的外观。MicrosoftWord 先 保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。如果 Web 浏览器没有运行，Word 会自 动启动它。也可随时返回 Word 文档。 在Web 版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档。在Web版式视图 中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置 一致。 切换到该视图的方法是，单击【视图】菜单中的【Web 版式】命令可切换到 Web 版 式视图。 3．普通视图 普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word 默认的视图方式，其显示速度相对 较快，因而非常适合于文字的录入阶段。广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及 编辑工作，并对文字格式进行编排。在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。普 通视图可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。 在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌 于文字所在层】环绕方式的图片。 单击【视图】菜单上的【普通】命令，或按Alt+Ctrl+N 组合键均可切换到普通视图 方式。 4．大纲视图