企业文档管理的理念与方法.ppt

企 业 档 案 管 理 的 理 念 与 方 法 中国人民大学 宫晓东 目 录 现代企业档案意识的创新 企业档案管理体系的建设与诊断 对《企业档案工作规范》解读 企业数据清理 企业文档工作的具体实务 现代企业档案意识的创新 （一）企业档案意识的个性化趋势 （二）企业档案意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业档案意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业档案意识法治化的重要保障。 3、确保企业档案资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业档案意识法治化的主要目的。 4、确保档案工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业档案意识法治化的重要条件 郭沫若《题赠档案馆》 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。 （三）企业档案意识的资源配置化趋势 1、把企业档案作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。 2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业档案资源配置的主要原因。 3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业档案资源合理配置的实现供了必要的技术平台。 对《企业档案工作规范》解读DA/T 42 - 2009 Requirements of business records management 一、对规范性引用文件的重点理解 重点1： ISO 15489.1 信息与文献——文件管理:通则 ISO 15489.2 信息与文献——文件管理:指南 重点2： GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 重点3： GB/T 11821 照片档案管理规范 二、对术语和定义的重点理解 重点1：企业档案工作 business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。 重点2：电子档案 electronic records 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。 重点3：档案信息化 archival informationization 运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。 三、对档案工作组织的重点理解 四、对档案工作总则的重点理解 重点1：企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 重点2：企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。 重点3：企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 五、对档案工作制度的重点理解 六、对档案业务工作的重点理解 重点1：“三纳入”、“四参加”、“三同时”。 重点2：归档文件的整理——立卷 重点3：归档范围的划定——注重来源，注重特点，注重企业生存与发展的要求，注重精细化。 重点4：注重以合同作为控制合作项目文件归档的手段。 重点5：注重档案分类与编号的规范化 重点6：注重深度开发 七、对档案信息化建设的重点理解 重点1：在企业文件生成系统中嵌入文件归档的要求和功能。 重点2：重视多媒体文件的归档。 重点3：重视网络化服务。 重点4：重视系统安全建设。 企业基础数据清理的工作程序 数据清理的方法 基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。 首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不需要的信息是什么？ 在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。 对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。 数据互动规律 数据互动反映了某种工作的开展状况。在清理基础数据时，发现数据互动的规律性，对于分析数据价值，理顺数据运行关系，高效率地开展信息资源的配置，具有重要意义。 当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运