企业档案管理的理念与方法..ppt

员工 文件积累袋 档案 文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理. 文件积累制度 (针对自身所产生的文件) 文件归档制度 归档范围:确定文件的价值,决定文件是否向档案转化.(需要制作) 制度核心 归档时间:根据企业活动的特点,确定文件何时归档. 技术保障 归档要求:明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施. 技术条件 归档份数:根据归档文件的重要性,确定原件与复制件的数量关系. 利用保障 归档手续:明确归档文件的移交事宜. 责任保障 2、立卷工作 案卷:是指一组具有有机联系的,价值、密级基本相同的,便于存取的企业文件的最小组合. 封面 卷内目录 归档文件 备考表 组织案卷的要领: 1.分析文件之间的最小有机联系,确定卷内文件的数量. 2.将相关文件集中到卷盒内,重新编页号.(装订或不装订) 3.根据要求填写卷内目录、封面和备考表. 3、档案的分类 档案分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。(来源原则、三个要求、常用分类法、档号) 分类的程序: 设计分类方案 划分全宗 划分大类 划分属类 给定编号 企业档案分类方案(示意图) 一类 二类 三类 四类 其他类 A B C D 1 2 3 4 类列 类系 常用的分类方法: 职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 外形分类 职能分类方法适用于一级类目的区分; 其他分类方法则适用于二级以下类目的划分. 《企业档案管理规范》DA/T 42 – 2009 关于企业档案一级类目和二级类目的划分： 1 经营管理类 1 经营决策 2 生产经营计划 3 统计工作 4 财务管理 5 资产管理 6 物资管理 7 产品销售 8 合同管理 9 信用管理 10 知识产权管理 2 生产管理类 1 生产调度 2 质量管理 3 能源管理 4 安全生产 5 科技管理 6 环境保护 7 计量工作 8 标准化工作 9 档案和信息工作 3 行政管理类 1 行政事务 2 安全保卫工作 3 法律事务 4 审计稽查工作 5 劳动人事与人力资源管理 6 教育培训工作 7 外事工作 8 9 4 党群管理类 1 党务工作 2 组织工作 3 宣传统战工作 4 纪检与监察工作 5 工会工作 6 共青团工作 7 8 9 10 5 产品生产类 1 计划决策阶段 2 设计阶段 3 试制阶段 4 生产阶段 5 评优阶段 6 认证阶段 7 8 9 10 6 科研开发类 1 研究准备阶段 2 研究试验与开发阶段 3 总结鉴定验收阶段 4 成果申报阶段 5 推广应用阶段 6 7 8 9 10 7 项目建设类 1 综合 2 项目准备阶段 3 项目建设阶段 4 项目竣工验收 5 项目运行维护与更新改造 6 7 8 9 10 8 设备仪器类 1 综合 2 单台（套）设备仪器 3 4 5 6 7 8 9 10 9 会计业务类 1 会计凭证类 2 会计账簿类 3 财务报告类 4 其他类 5 6 7 8 9 10 10 职工管理类 1 在岗职工 2 退休职工 3 离岗职工 4 死亡职工 5 6 7 8 9 10 4、企业文档的价值认定 企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作: 1.不赞同采用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁.(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外) 2.是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否属于专利. 3.应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理. 4.公司档案应坚持少而精的原则. 5.不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本. 5、文档的排放与库位管理 收集入库的文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排放.具体方法有以下几种: 1.大流水排放.即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找.(在实现计算机辅助管理的前