会管理第五章会前准备.ppt

（四）发送会议通知的注意事项 1. 提前发送 2. 认真核对 3. 及时提醒 4. 当面送达 二、准备会议证件与物品 （一）准备会议证件 （二）准备会议物品 （一）准备会议证件 1. 会议证件的含义与作用 会议证件的作用： 一是为了表明会议期间正式代表、列席代表、旁听等各种不同人员的身份，便于辨认和管理； 二是会议证件作为出入会场的凭证，便于检查； 三是会议证件人手一份，便于统计人数； 四是可以作为纪念品，留给与会者收藏留念。 2 会议证件的种类 （1）按会议证件的制作形式分 胸卡式 佩带式 （2）按与会者参加会议的身份分 主席团证、出席证、列席证、旁听证、工作人员证、记者证、嘉宾证、车辆通行证 3 会议证件的内容与格式 内容一般包括： 会议证件的式样： 会议名称 竖式胸卡 会徽 横式襟牌 会议日期 证件种类 姓名、性别 证件编号和持证须知 与会者照片，并加盖印章 （二）准备会议物品 会议物品的种类 记录会议信息类 会场基本设施类 会场装饰类 印刷通信类 生活卫生用品类 其他专门用品类 2. 准备会议物品需注意的问题 制订计划 充分准备 专人负责 经济适用 第四节 会前联络与沟通 会前联络与沟通的意义 会前联络沟通的方式 会前联络沟通的内容 会前联络沟通的要求 会前联络沟通的注意事项 一、会前联络与沟通的意义 （一）提高会议活动质量的基础保证 1 提升会议效果 2 提升会议执行力 3 提高对会议的控制度 （二）提高筹备工作质量的有效保障 1 交换意见，提升解决问题的能力 2 统一想法，提高解决问题的效率 二、会前联络沟通的方式 口头沟通 书面沟通 口头沟通 书面沟通 简捷，即时性强 复杂，即时性强慢 反馈迅速及时 反馈较为缓慢 表达灵活、口语化 表达正式、严肃 可伴有手势、表情等体态语，增强传递信息的效果 依赖语言文字的表述， 沟通效果受文字制约， 保留时间短，不便于查对，易忘 可留档备案，便于保存和查对 受时间、空间等环境制约 不易受时间和空间影响 易出现误解，造成传递走样或失真 便于反复研究，加深认识和理解 三、会前联络沟通的内容 （一）与领导沟通——请示与汇报会议的关键要素 1. 向领导请示会议有关事项 2. 向领导提示和建议有关事项 （二）与参会部门沟通——知会与传达会议的基本信息 1. 根据领导指示及时传达会议信息 2. 根据会议需要主动联络有关部门 （三）与保障部门沟通——部署与协调会议的后勤保障 1. 内部后勤服务的部署与协调 2. 外部事务性协调 四、会前联络沟通的要求 （一）准确 （二）及时 （三）高效 五、会前联络沟通的注意事项 （一）分工合作 （二）因人而异 （三）换位思考 （四）思路清晰 （五）讲究技巧 第五节 生活服务准备 一、会议生活服务的基本原则 二、会议生活服务的主要内容 三、安排会议生活服务的注意事项 一、会议生活服务的基本原则 （一）热情周到 （二）遵章守制 （三）严保安全 （四）合理适度 二、会议生活服务的主要内容 （一）住宿安排 1. 提前谋划 2. 远近适宜 3. 规格适度 4. 尽量集中 5. 确保安全 6. 价位适中 7. 留有余地 8. 搭配合理 （二）餐饮安排 1. 饮食安排 （1）卫生达标，确保安全 （2）营养可口，兼顾特殊 （3）规格适中，节约为本 （4）提前预订，事先设计 2. 饮水服务 （1）适量 （2）适时 （三）交通安排 1. 用车服务 （1）建立严格的会议车辆管理制度。 （2）建立严格的车辆安全检查制度。 （3）建立规范的驾驶员管理制度。 （4）建立会议期间用车值班制度。 （5）建立相对稳定的租车渠道。 2. 乘车服务 （1）提前拟定行车路线安排。 （2）提前拟定出行时间安排。 （3）提前拟定乘车方案。