公文处理系统运行讲义.ppt

ODPS系统的主要功能 根据公文处理的主要内容及现行公文处理的工作流程，ODPS将公文处理并为如下几个部分： 收文处理 发文处理 立卷归档 文件查询与统计 辅助功能 通告栏 ODPS结构示意图 发文处理基本流程 收文处理基本流程 公文处理系统应用与操作讲义 第一讲：运行公文处理系统 第一讲：运行公文处理系统 1.1 启动公文处理系统 1.1 启动公文处理系统 1.2 进入公文处理系统 1.2 进入公文处理系统 1.2进入公文处理系统 按[取消]按钮将放弃本次的登录操作。 1.3 退出公文处理系统 1.3 退出公文处理系统 1.4 公文处理系统主控屏幕组成 屏幕组成要素 屏幕组成要素 在公文处理系统中，不同的角色和不同权限的人员所面对的主控屏幕也略有不同。如：菜单中的命令是根据用户的职责和权限设置的，与用户无关的命令不在菜单中出现。 1.5 系统中的常用对象及其操作 1.5 系统中的常用对象及其操作 ⑴信箱的定义及操作 ⑴信箱的定义及操作 ①个人信箱与部门信箱 每个系统用户均拥有自己的个人信箱，具有文件登记管理权的用户还拥有部门信箱。个人信箱与部门信箱的切换只要点击“信箱”图标即可。 个人信箱：主要用于存放个人的文件； 部门信箱：主要用于存放部门的文件信息。 ②个人信箱与部门信箱 ③查看信箱中的文件列表信息 ③查看信箱中的文件列表信息 ④删除信箱中的文件信息列表 信箱中的文件记录会随着文件的登记和文件的传递而自动消失。当确信信箱中的文件无保存必要时，可选中该条信息，按DEL键删除。这种删除方式只是删除当前信箱中关于文件的列表信息，而其他人员信箱中关于该文件的信息不受影响。 ⑤打印信箱中的文件清单的方法 打开信箱，并选中要打印的文件类别，选中[收文]菜单中的[打印]命令，即可打印信箱中的文件信息列表 ⑥调整信箱数据显示列宽 1 用鼠标拖拽两行记录的分隔栏可加宽记录行。 ⑥调整信箱数据显示列宽 ⑦配置信箱提示声音 为了及时提醒用户查看新邮件，系统提供声音提示功能。 ⑦配置信箱提示声音 选择[收文]菜单中的[配置声音]命令，系统打开由“检测”和“设置”两个选项卡组成的[配置声音]屏幕；设置完成后，按“确认”钮退出。 ⑵个人文件夹定义及操作 ①打开个人文件夹的方法 (1)用鼠标点击工具栏中的图标； (2)通过菜单选择[对象]菜单中的[个人文件夹]命令； (3)通过菜单选择[发文]菜单中的[拟稿]命令。 ⑶收发文登记薄的使用 打开外收文登记簿的方法 方法一：单击工具栏内[外收文登记簿]图标； 打开发文登记簿的方法 方法二： 单击[对象]菜单中[发文登记簿]； 打开发文登记簿的方法 方法三： 在部门信箱中选中一条发文信息，按[登记]钮，系统在打开发文屏幕的同时也打开发文登记簿； 打开内部文件登记簿的方法 方法一：单击工具栏内[内部文件登记簿]图标； 打开内部文件登记簿的方法 方法二： 单击[对象]菜单中[内部文件登记簿]； 打开内部文件登记簿的方法 方法三： 在部门信箱中选中一条内部文件信息，按[登记]钮，系统在打开内部文件登记屏幕的同时也打开内部文件登记簿； 打开内部文件登记簿的方法 方法四： 在部门信箱中选中一条内部文件信息，单击[收文]菜单中[收文登记]，系统在打开内部文件登记屏幕的同时也打开内部文件登记簿； ⑤ 关闭登记簿 单击[登记簿]窗口关闭按钮 催查办登记簿 催查办登记簿全面地反映了文件催查办的情况，可为跟踪催查办文件提供依据。公文处理系统对收文和内部文件提供了催查办功能。 具有文件登记管理权的部门拥有一个催查办登记簿。催查办的消息只针对部门而不针对某个人。 ① 打开催查办登记簿的方法 方法一：单击工具栏内[催查办登记簿]图标； ① 打开催查办登记簿的方法 方法二：单击[对象]菜单中[催查办登记簿]； 催查办登记簿屏幕 ② 关闭催查办登记簿的方法 单击[登记簿]窗口关闭按钮 办文情况登记簿 为便于文秘人员了解从本部门发出的文件的办理情况和为文件催查办提供依据，系统提供了办文情况登记簿。 办文情况登记簿 单击工具栏内[办文情况登记簿]或单击[对象]菜单中的[办文情况登记簿]可打开办文情况登记屏幕。 办文情况登记簿 办文情况登记簿中的文件办理状况与发文登记簿中的“办结”不是一个概念。这里的办理状态取决于办文情况登记簿中[选项]的设置。 收文登记薄 发文登记薄 内部文件登记簿 ①分类显示登记薄中的文件信息 ②分类显示登记薄中的文件信息 ②分类显示登记薄中的文件信息 ③打印行政收文薄操作步骤 ③打印行政收文薄操作步骤 ③打印行政收文薄操作步骤 ⑷ 催查办登记薄 ⑷催查办登记薄 ⑸办文情况登记薄 1.6 系统中的常用功能及其操作 ⑴文件传递 文件传递是公文处理系统的重要环节，是系统正常运转的根本保证