会议管理(半天版).ppt

会议跟踪 主持者的跟踪 请大家填写会议评估表 针对意见做出改进措施 询问和联络缺席的同事 制定跟进计划，负责跟进 如有需要找高层协助 如计划进行顺利，取消下次会议 会议之后检讨得失 指定部门专职负责会议决议执行情况的跟踪； 发现问题及时沟通、及时记录、及时汇报； 需要调整对决议的执行方案时须征求相关方意见并知会跟踪责任人； 跟踪必须闭环； 跟踪必须针对结果有处置措施； 跟踪结果、处置措施、处置结果在下次会议时公布。 会后跟踪 会议低效的原因 时间安排欠妥：比如周一上午与周五下午 临时会议太多，影响正常工作安排 重要人员缺席，议题无法讨论或无法定论 会议地点安排不妥，受打搅 会议对象安排错误 主持人无法控场 跑题或纠缠议题外问题 会议准备工作不充分 开会目的不明确、无决议、无决议跟踪者 必须召开的会议 必须把信息同时告诉很多人 有些事情需要当众表扬或批评 要让别人参与决策以集思广益 听取部门汇报工作 给小组委派工作 2015-11-28 刘峰松 刘峰松PPT 刘峰松 会议管理 为什么要开会 为什么有人不喜欢开会 为什么会议会拖沓、扯皮 为什么开会时都喜欢坐在后面 为什么开会时领导的座位都安排在前排 我们有什么必须每时每刻都放不下的事 我们为什么会放任别人议论自己的议题 为什么我们心甘情愿地执行自己不在场的决议 课前导入 会前因素 明确会议目标 确定与会人员 制订会议议程 选择会议方式 安排场地/设备 会议/议程通知 影响会议效率的因素 会中因素 准点开会 营造氛围 合理控制节奏 遵守会议守则 遵守人员角色 遵守议程 总结会议成果 准点结束会议 会后因素 分发会议纪要 会议文件存档 跟进回忆决议 高效会议的特征 只有在必要时才召集 好好筹划 拟定和分发议程表 事先分发发言大纲 遵守议题、议程、时间 一切按部就班 对相关议题有经验的人出席 有评论、有归纳 记录所有决定、建议和负责人 会议流程 通知开会 准备会场、设备、资料 签到 入座 准点开会（谁都不等） 宣布开会 再次强调议题、议程 进入议程 总结会议成果 散会 整理会场 会议规范 一般纪律 提前进场 不擅自插嘴 不跑题 不纠缠 不中途离场 不接听电话 不走神 不作其它事情 不过分发泄情绪 认真倾听 仔细记录 会议规范 营造和谐气氛 按照议题、议程进行 正确总结讨论内容 引导发言者解释令人困惑的言论、资料 帮助与会者厘清不假思索的想法 尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的现象 保持中立 制止与议题无关的争辩与讨论 制止纠缠与扯皮 会议主持人守则 发言内容要有组织 适时发言 一次只讨论一个重点 口齿清晰，陈述有力 一针见血 音量适当 解释方式让人易懂 口吻自信 在要点处加大音量 与会者的责任 会前确定议题与议程； 议题与议程与与会各方协商； 议题与议程必须明确； 议题与议程易于执行与监控； 与会各方提供发言提纲、时间； 确立的议题与议程须正式通知与会方。 议题与议程的确立 职责所在 做事细致周到 有一定诚信度 对与会各方比较熟悉 有能力组织会议资源 会议组织者的确定 主持人的确定 有相当高的地位 与与会各方有领导关系 有较高的威望 对议题有详细的了解 逻辑思维与辩证思维严谨 处事客观、公正 能够对决议能否达成负责 有发表意见的意愿 能够理解其他人的意见 有立场、有原则 有沟通与交流的技巧 参加与自己有关的议题、议程（阶段性与会） 参会人员选择 上午8:00~9:00 发言的欲望尚未唤起，不宜让与会者对提议有太多回应与分析 上午9:00~10:00 适合一对一面谈，也是进行业务会谈的最佳时机 上午10:00~12：00 适宜集思广益 下午3：00~5:00 最好不要安排会议 尽量少打搅与会者按照正常工作安排已经安排好的工作 会议的时间安排 会议准备的5W1H WHY：会议目的 WHAT：议题 WHO：与会者 WHEN：日期及开始/结束时间 WHERE：地点、设施、设备 HOW：规章制度 邀请与会人员 确认与会、请假、缺席的人员； 提醒与会人员带上与会资料； 确认会场； 检查会议设备、设施 准备背景资料 准备会议发言大纲 预先设定可能的冲突与应对方案 会前准备 将会议资料发到参会人员手上。如果是公司网站、OA上公示或者发到邮箱、共享文档上的资料，必须要求每个人确认已经看到 确认参会者阅读并且理解了资料 会议资料 会议准备工作核对单 会议准备工作核对单 了解会议的目的 是否准备会议名签 是否一定要开会 是否安排交通工具 确定会议的形式 是否安排与会者住宿 安排会议的议程 是否发出了会议通知 决定会议的时间 确定视听教材 确定会议的主持人 确定辅助教材 决定会议的地点 准备会场周边位置图 是否确认发言大纲 是否要求与会者准