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一种高效实用的数据汇总方法 ——我在年审报表汇总中曾使用过的方法 在实际工作中，我们经常要遇到多个表格的大量数据的汇总问 题。比如，有一套几个甚至几十个表格组成的报表，分别由多个单位 填报，然后要进行汇总，形成一套汇总报表。而且，在很多情况下， 这些报表中的数据存在大量的勾稽关系，容易发生填报错误的情况， 导致在汇总过程中和汇总后都需要对其中的部分数据进行修改。那 么，如何准确、高效地应对此种情况下的数据汇总呢？下面，我介绍 一种我在年报审计的报表汇总过程中实际使用过的能够有效解决此 问题的方法。 一、能够达到的效果 1、能够使用公式自动计算汇总数据。 2、在汇总对象数据修改后能够自动重新计算汇总结果。 3、对报表直接进行加总，不需要重新设计汇总表格，不需要对 单个表格的数据进行复制粘贴。 4、汇总表格式完全和汇总对象一致，不需要将加总数据再录入 汇总表。 5、汇总对象数据修改后，直接修改个表或者直接拷贝修改后的 文件覆盖原文件就行，汇总数据能够自动更新。 二、基本原理 该方法的原理就是通过在汇总表格中输入公式，让汇总表格自动 从汇总对象提取数据进行加总。下面，以一个简单的表格进行举例。 假如需要汇总的表格如下： 姓名 金额 甲 乙 丙 假如该表格由汇总单位统一制作格式后下发a单位和b单位，分 别由a单位和b单位进行填报，并分别上交表a和表b。分别如下： 在汇总单位收回a单位和b单位的报表后，需要将表a和表b放 入一个文件夹，再将同样格式的表格作为汇总表放入同一个文件夹。 如下： 然后，将表a、表b和汇总表打开，在汇总表的b2单元格输入 公式 “=SUM([表a.et]Sheet1!B2,[表b.et]Sheet1!B2)”，之后下拉 该单元格的公式，其他表格的数据也能够自动汇总出来。如下： 在生成汇总公式之后，保存汇总表，汇总工作就算完成。 在关闭各个文件之后，如果重新打开汇总表，会出现如下提示： 此时，如果表a和表b数据没有修改，点击否。如果表a和表b 的数据修改了，点击是，汇总表将自动计算出新的汇总结果。 【注：在汇总表关闭再打开后，如果不打开表a和表b，表格里 面的公式会自动变为含有文件保存目录的公式如：b2 由 “=SUM([表 a.et]Sheet1!B2,[表b.et]Sheet1!B2)”变为 “=SUM(E:\汇总\[表 a.et]Sheet1!B2,E:\汇总\[表b.et]Sheet1!B2)”。另，此例以WPS 电子表格为例，Excel的操作相同。】 三、应用实例 1、基本情况 在此，以企业会计报表汇总为例。在年度会计报表审计后，需要对各 个单位的报表进行汇总，需要汇总的单位较多（如下图的11个单位）。 文档由风行下载2014正式版下载/ 分享 同时，企业年度报表的表格较多（尤其是国有企业），例如，下 面的年度报表从表1-表14共有18张工作表。 在这种情况下，如果采用上面所举例的方法进行加总，将会大大 提高工作效率和效果。 2、公式编辑 如果需要采用上面第二项所举的例子对每一个工作表进行加总 公式的输入的话，会比较麻烦。在实际使用中，可以通过电子表格单 独进行公式编辑，然后将编辑后的公式粘贴到汇总表中。 首先，建立公式编辑表。在如上图的公式编辑表格中，横向输入 11家单位的报表名称，纵向输入每个EXCEL文件中的18个工作表的 名称，中间部分输入公式，例如，E4 单元格输入的公式为： =’[$E$3.xls]D4’!C8。在第一行公式设置完后，在后面 设 置 具 体 的 加 总 公 式 : =sum(F4,G4,H4,I4,J4,K4,L4,M4 ,N4,O4,E4) ，最后形成的公式为：sum([荣 成 .xls]01-1!C8,[ 武 城 .xls]01-1!C8,[ 沂 南 .xls]01-1!C8,[ 临 沭 .xls]01-1!C8,[ 莒 南 .xls]01-1!C8,[