太太药业现有业务流程调研报告.DOC

密件:仅供太太药业内部使用 现有业务流程 调研报告 物料管理模块综述 组织结构 供应部组织结构： 储运部组织结构： 管理综述 供应部 供应部共有人员四名，其中：经理一名，主管一名，业务员二名。 岗位职责如下： 供应部经理：在生产副总的领导下，负责整个部门的采购业务、部门日常工作及供应商评估工作。 采购主管： 在供应部经理的领导下，协助经理负责生产所用原辅包材的具体采购以及向两名业务员分配共用物品的采购业务，供应商评估过程中数据的收集整理。 业务员： 负责共用物品的采购及部门临时工作。 储运部 储运部共有五十三名人员，其中：经理一名，主管三名，报关员一名，仓管员（含记帐员）八名，统计员一名，员工三十九名。 岗位职责如下： 储运部经理：在生产总监的领导下，负责整个部门的日常工作。 储运部主管：在供应部经理的领导下，主要负责安排原辅、包装材料以及成品的接收、储存、发放工作。 报关员： 主要负责公司进出口业务。 仓管员： 负责原辅包装材料以及成品的接收和发放，并且填写相应的记录和做月末报表。 统计员： 负责成品当日出库和入库的统计，共用物品收发的记录工作。 员工： 负责仓库所有物料和成品的转运和装卸。 其它业务相关部门 设备部、财务部及生产部 主数据描述 物料主数据 目前太太股份所使用的物料共分为五种类型： 包装材料（21个品种） 原辅材料（其中中药材有板有眼6个品种，化学原料有20个品种） 宣传品及促销品（指即可用于生产或用于促销宣传的材料，现有100个品种） 成品（21个品种） 共用物品（含低值易耗品、劳保品、化玻品、机物耗及五金配件） 物料的编码范围： 物料类型 编码范围 成品 10000 ～ 19999 半成品 20000 ～ 29999 原料、辅料 30000 ～ 39999 包装材料 40000 ～ 79999 宣传品及促销品 80000 ～ 89999 共用物品 低值易耗品～ 劳保品～ 化玻品～ 机物耗～ 五金配件 由设备部自行编制及管理 供应商主数据 目前太太股份的供应商分以下四大类： 中药材（1家） 辅料（15家） 包材（26家以上） 共用物品（3家较为固定，其余经常变动） 太太股份现无任何供应商的编码管理系统。 货源清单主数据 目前太太股份所使用的物料根据类型不同，货源也不相同： 包装材料以及宣传品及促销品 一种物料有两家供应商供货 原辅材料 中药材：一种物料只有一家供应商供货 共用物品 货源不固定 价格主数据 每年供应部对每种物料进行一次招标，以制定全年的指导价格。年中根据市场的价格变动对物料进行相应的价格调整。同一物料具有一家或多家供应商，但价格完全相同。 所有物料的采购价格均为到厂价格。其价格由两部分组成：材料价及材料的进项税。 付款方式有两种：月结（共用物品）及60天（其余物品）。 供应商评估 目前太太股份已制定了完善的供应商评估制度，涉及供应商准入及信誉度两个方面。 供应商准入机制 主要指标为：报价及上一年供应商的信誉度分数及硬件设施情况。 供应商信誉度机制 每月对供应商的交货期、物料质量及物料使用情况进行评比并打分，实行末位淘汰制。 主要问题/需求 部分库存物料的库存信息反映不及时。 对供应商实际交易的评估不及时（如供应商的交货期、质量情况、生产使用情况等），只有在月末时对供应商进行评估。 各种物料采购订单执行情况的跟踪查询繁琐，导致各部门无法准确的了解订单的执行情况。 各种物料采购价格的历史记录查询繁琐。 储运部与业务相关部门之间信息交流不及时：如库房未根据采购订单收货，库房不能及时了解各部门申领的数量与报批数量是否相符。 无法及时对库存物料进行有效的控制，如库存金额、有效期及其它分析指标（ABC分析）等。 各种原辅包材的安全库存量目前尚未完全定义。  相关报表/单证 相关单证 编号 单证名称 1 生产计划 2 采购计划 3 采购订单 4 合同审批表 5 共用物品采购计划 6 辅助材料入库单 7 偏差处理单 8 不合格品处理反馈单 9 原辅包装材料接收单 10 原辅包装材料接收单 11 付款申请书 12 购买设备申请报告 13 招标申请审批表 14 标书评审记录 15 采购订单 16 设备开箱点收单 17 设备安装验收报告 18 固定资产异动单 19 包装材料补（退）料单 20 不合格成品台帐 21 原辅、包