办公室管理2016形成性考核册答案.doc

办公室管理形成性考核册答案（仅供参考） 作业11题P3.4 2题P22-23 3题P27-29 4题P29 5题P34-41作业21题P45-52 2题P53-55 3题P63 4题P68-70 5题P89 作业31题P162-167 2题P172-176 3题P188-191 4题P208-210 5题P223-225作业4 1题P249 2题P255 3题P276-278 4题P285-286 5题P317-318 询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。 平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。 最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。 如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。 3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他； 4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理； 5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了； 6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复. 7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。 ? 五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？? （答案请在书上第89页找，已标注！！） 作业3 一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。 答：为了提高会议的效率,有必要加强会议管理,做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个环节的工作。 会前准备：质疑会议的必要性明确会议的目标 确定会议议题：会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。 确定与会人员 确定会议的基本程序,就是明确会议先做什么,后做什么,再做什么。 会中控制有效控制会议的议题和进程 会后跟踪：会议结束后,应将会议内容整理成会议纪要,会议纪要中应包括相关部门，应承担的责任、责任人,完成时间及验收标准等内容。 二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。? 日程安排计划表的种类：? （1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。? （2）月预定表、周预定表、日预定表。? 月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。? 周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。? 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。? 各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。 三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。 (1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。 　　旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。 　　(2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。 　　如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。 　　(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。 　　(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。 举办一般规模的宴会,需要做哪些工作,请列出相关要点,并选择其中某一项工作 答： 1.根据参加宴会的人选地点，定档次 2.发请帖 3.确定参加人员，订餐 4.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。 5.到时间正式进行。 文秘人员应在宴请开始的前天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，可以采用倒计时的方法，将以上内容