如何组织一个高效率的会议.ppt

Mini-company Series Training for OperatorsTOUCHING TOMORROW – MODEL 13会议管理 MultiMarket Semiconductors MMS – Industrial Strategy Operations - PSG January, 2004 课程目标 学员在课程结束时能 阐述什么是高效的会议 理解进行高效会议的重要环节 掌握SPACER会议工具 课程大纲 高效会议的特征 高效会议的重要环节 SPACER会议工具 什么样的会议是有效的 会议能力是现代人必备的团队工作能力 一夫当关的英雄时代已经过去,我们必须与他人愉快的合作才能顺利成事 会议正是团队合作最常用的沟通协调方式 什么样的会议是有效的 高效省时 集思广义 结论明确 共同学习 实施有效会议的四个环节 计划 是否真的需要开这个会 以书面形式确定会议的目的和议题 尽可能降低参加的人数 准备 事先发给与会者详细的议程 确定议题顺序及每个议题所需要的时间 附上所有必须事先阅读的资料 必要时可以采用“会前会” 主持 需要一个良好的主持人 控制会议方向，避免脱离主题 控制时间，保证议程和顺利进行 让每个人都参与会议讨论 尽可能使议题得出明确结论 主持 - SPACER会议工具 记录 事先安排专人进行会议记录 详细记录议题的讨论过程及结论 结论要清楚，并注明执行项目、时限、责任人等 及时完成会议纪要，请与会者会签 PracticePracticePractice… Semiconductors * TOUCHING TOMORROW 1 计划 2 准备 3 主持 4 记录 一盎司的预防措施等值于一磅的干涉 目标 参与人士 时间 地点 准备工作 主要议题 最后成果 反馈 形式 准备 – 会议准备工作单 题目 1.前言 2.跟进上一次会议的决议/行动 3.行动状况报告 4.为下星期/月作出计划 5.里程碑 6.后续步骤 希望达到的成果 1. 清楚知道我们今天尝试达到的成果和我们如何做到. 2. 了解我们直到目前为止的业绩，让我们可在中途进行修订. 3. 了解每项活动根据计划进行的状况，列出问题和得出建议. 时间（分） 10 10 50 准备 – 会议议程 Safety purpose Agenda Code of conduct Expectation Role 研究结果 销售统计 沟通信息 解说问题 费用预算 提供建议 项目进展 提供对方所需信息，加强你的工作绩效 主持 – 呈现的目的 了解上司需求 了解听众需求 熟悉所讲材料 把握自己 主持 – 有效的呈现 了解上司需求 了解听众需求 你的上司想知道什么 你想让你的上司知道什么 不要重复上司已经知道的事情 从听众的角度来考虑准备材料 主持 – 有效的呈现 写下要点 将要点分成大类 将每一类的重点排序 将无谓的信息除去 想让老板知道 老板想知道 数据扶持论点，在论点下附以数字、例子、各类参考资料 准备好笔记本、相关文件、材料 准备总结重申要点附加总结性发言，总结问题、解决方法、研究、下一步计划、项目数据等 主持 – 组织语言 争取对以下各项的理解和寻求协议 --目标成果 --议程 --流程 --角色 --决策方式 --基本规则 --参与人士希望进行的活动 察看大家是否理解，并争取大家对使用流程上的协议 聆听：尝试理解 鼓励有建设性的参与 避免评估式的意见 争取协议，让大家可向前推进 研讨会开始时 每一新节开始时 研讨会期间 主持 – 预防措施 退一步 验证基本的假设 列出有共识和意见不一致的观点 根据可取和不可取的地方进行辩论 找出调解纠纷所需的事实 把重点放在什么解决方案是不行的 把问题重新交予小组处理 主持 – 处理纠分 Semiconductors * TOUCHING TOMORROW