工作方法与技巧.ppt

工作方法与技巧 如何以最快捷的方式，最少的时间、资源来解决工作中遇到的问题？ 就像是世界上出现锁以后就必然有与之相应的钥匙一样，问题与方法也是共存的。而如何找到最合适、最高效的工作方法，是每一个管理者需要认真对待的问题。 第一步 正确做事，更要做正确的事 “效率是‘以正确的方式做事’，而效能则是“做正确的事”。 ——管理大师彼得·德鲁克 效率与效能无法兼得时，我们首先应着眼于效能，然后再设法提高效率。” 一、效率与效能 “正确地做事”强调的是效率，其结果是让我们更快地朝目标迈进；“做正确的事”强调的则是效能。 换句话说，效率重视的是做一件工作的最好方法，效能则重视时间的最佳利用——这包括做或是不做某一项工作。 “做正确的事”是由企业战略来解决的，“正确地做事”则是执行问题。 二、找出“正确的事” 工作的过程就是解决一个个问题的过程。 搞清楚交给你的问题是不是真正的问题？ 三、开始时就怀有最终目标 每一件事和每一项工作都会有其特定的最好结果，这个最好结果就是我们做一件事和一项工作所期望达到的最终目标。 一开始时心中就怀有最终目标，意味着从一开始时你就知道自己的目的地在哪里，从一开始时你就知道自己现在在哪里。 从而使我们很快地确定事情的重要性，它是让我们永远走在做正确的事的大道上的重要保障。 第二步 做要事，而不是做急事 常见的工作状况： 很多人在工作中常常被各种琐事、杂事所纠缠。 有不少人由于没有掌握高效能的工作方法，而被这些事弄得筋疲力尽，心烦意乱，总是不能静下心来去做最该做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时光，致使工作效率不高，效能不显著。 一、编排行事优先次序 大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序： （1）先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 （2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 （3）先做容易做的事，然后再做难做的事。 （4）先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。 （5）先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事。 （6）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。 （7）先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。 （8）先做别人的事，然后再做自己的事。 （9）先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。 （10）先做有趣的事，然后再做枯燥的事。 （11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 （12）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。 （13）先做已发生的事，然后做未发生的事。 很显然，上述各种准则，都不符合高效工作方法的要求。 到底哪些事项应先着手处理？哪些事项应延后处理，甚至不予处理？ 应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。 每日待处理事件的三个层次 （1）今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）。 （2）今天“应该”做的事（即有点紧迫的事）。 （3）今天“可以”做的事（即不紧迫的事） 二、精心确定主次 我从哪里来，要到哪里去？ 我需要做什么？ 什么能给我最高回报？ 什么能给我最大的满足感？ 三、事情的四个层次 重要而且紧迫的事情 重要但不紧迫的事情 紧迫但不重要的事情 既不紧迫又不重要的事情 矩阵图 你的时间都花费在哪个象限了呢？ 是A吗？要是那样，可以想像你每天的忙乱程度，这么做会耗费你巨大的精力，而一个又一个问题会像大浪一样向你冲来。要是经常这样，你早晚有一天会被击倒、压垮、焦头烂额、狼狈不堪。 要是C的话，你的工作效率就可想而知了。不要以为这些是紧急的事就认为它们也很重要，实际情况是，这些事情的紧迫性常常是由别人的轻重缓急来决定的，你始终在被别人牵着鼻子走路。 要是D呢？很遗憾，如果长此以往，你将一事无成。你既没有工作效率，也没有丝毫的工作效能可言。它除了浪费了你很多时间以外，还证明你是一个控制不住自己情绪的人。 只有在象限B，它才是卓有成效的个人管理的核心。尽管这些事不紧急，但它却决定了我们的生活质量、受教育程度、品味培养、工作业绩等等。只有养成“做要事不做急事”的良好个人习惯，你工作起来才会驾轻就熟。你会提前做工作计划，按时复习功课，经常锻炼身体，保持良好状态，并且避免了临阵磨枪的紧张和尴尬。 四、把重要事情摆在第一位 1、每天开始都有一张优先表 2、把事情按先后顺序写下来，制定一个进度表： （1）估价。首先，你要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的事情做一个估价。 （ 2）去除。第二是