简报技巧2.ppt

簡報技巧 謝寶煖 國立台灣大學圖書資訊學系副教授 Email:pnhsieh@.tw 民國91年5月22日 簡報成功的關鍵 內容 態度/形象 聲音 7％ 58％ 35％ 簡報成功的關鍵 態度 我能做好簡報 我的內容很有價值 我的觀眾很重要（顧客焦點） 我要讓觀眾很有收穫 簡報成功的關鍵 形象 情緒 我很高興來做簡報 我要用熱情感染我的觀眾 衣著 我很專業 我很有精神 男：西裝（深色）﹑襯衫（白） 女：套裝﹑裙子 簡報成功的關鍵 聲音 運用聲調技巧 停頓 感情 目光接觸 節奏快慢 強調 成功簡報七步驟 觀眾 訊息 組織 練習 講義 開講 檢討 觀眾 觀眾的基本資訊 性別、公司、工作、職位、年齡等 與簡報內容建立關係 觀眾的特性 為什麼會來聽我們演講？ 想從演講中得到什麼？ 簡報內容能否符合其需求？觀眾人數有多少？ 觀眾對主題的熟悉程度 所有人都熟悉，還是只有部份人熟悉？ 背景、教育程度、工作性質之同質/異質性 觀眾 愈了解簡報的對象，簡報成功的機會就愈高，請多了解觀眾的背景。 觀眾是誰？他們在乎誰的意見？為什麼？ 觀眾為什麼來聽這場簡報？目的為何？ 對於簡報的主題，觀眾了解多少？ 觀眾的同質性為何？異質性為何？ 訊息 KISS原則 (Keep It Simple and Stupid) 文字的使用 字體大小 標題的使用 勿用標點符號 縮寫的使用 數字的使用 關聯資訊的使用 圖表的使用 動畫的使用 資訊來源 訊息 簡報設計的原則是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其實準備簡報內容和寫文章是一樣的，訂好題目後，先列出大綱，把重要的觀念和關鍵字的關連性架構出來，接下來再加上創意，以數據、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。 訊息 簡報設計的原則 KISS ：Keep It Simple and Stupid 訂好題目 列出大綱 架構重要觀念和關鍵字的關連性 加上創意 以視覺工具輔助說明 數據 圖表 動畫 訊息 文字的使用 善用PowerPoint的簡報設計範本 Magic Seven原則 （7士2＝5～9） 訊息 字體大小 字體要大、行數要少 字體大，行數自然，當然就符合Magic Seven原則！ 字型：細明、標楷 簡報字體要多大 大標題用44點粗體標楷體 標題1是32點，再加粗，很清楚 標題2是28點，再加粗，也很清楚 標題3是24點，再加粗，還算清楚 標題4用20點，再加粗，再小就看不到了 訊息 標題的使用 標題是每張投影片的主軸 簡潔有力地傳達每張投影片的重點 最好是以5～9個字來說明 每張投影片就是大小標題的組合，也就是概念的串連 訊息 勿用標點符號 投影片就是大小標題的組合 以項目符號、字型字體等分段組織 儘量少用括號 特別是在標題上若加上括號就好像在大庭廣眾咬耳朵一樣，如果在大標題中真的覺得有加括號的必要，那就把它放到次層標題中，這樣可以讓我們的標題簡潔有力 訊息 縮寫的使用 英文縮寫字可以讓簡報內容更精簡，更專業 縮寫的效果只有對非常熟悉主題的人才有用 訊息 數字的使用 數字會說話，善用數字來支持我們的觀點或是論證 投影片中宜以精確數字呈現 口述時，宜使用近似值，因為近似值容易記憶容易聯想 數字的魅力 如果我們把全球人口壓縮成只有100人的部落 57個亞洲人，21個歐洲人，14個美洲人，8個非洲人 52個男人，48個女人 30個白種人，70個非白種人 30個基督徒，70個非基督徒 89個異性戀者，11個同性戀者 6個人將擁有全部財富的59%，而且這6個人全部來自美國 80個人的居家生活不甚理想， 50個人營養不良, 1個人即將死亡，1個人即將生產 70個文盲， 1個人擁有大專學歷， 1個人擁有電腦 數字的魅力 如果您今天早上醒來時還算健康，恭喜您，因為有一百萬人將活不過一星期。 如果您不曾經歷戰爭的危險、被監禁的寂寞、被凌虐的痛苦、或是飢寒交迫，恭喜您，您比5億人還好命。 如果您可以參加宗教活動而不必擔心被騷擾、逮捕、凌虐、或死亡，恭喜您，您比30億人還自由。 如果您的冰箱裡有食物、有衣服穿、還有地方住，恭喜您，您比全世界75%的人還富有。 如果您在銀行有存款、錢包裡有鈔票、還有一些零錢，恭喜您，您是全世界前8%的有錢人。 如果您的雙親都還健在而且沒有離婚，您算是幸運兒。 您可以讀這篇文章，那是雙重幸運：有人想到您這個朋友，而且有20億人根本不識字。 訊息 關聯資訊的使用 資訊透過時間和空間的關聯，更具意義 流程圖、組織圖、時間表、timelines，都可以讓資訊更為生動 Visio是很好的輔助工具 訊息 圖表的使用 表勝於文，圖勝於表 圖表自己就能說故事 圖表只須標題，勿再加上文字解釋圖表內容。 重