工程档案管理作业指引.doc

工程档案管理作业指引 编制 李莹 日期 2009-06-25 审核 许智来 日期 2009-06-30 批准 孙誉晏 日期 2009-06-30 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 08-10-30 第一次 增加工程档案管理总则；明确项目部需存档文件内容及调整组卷目录；补充对项目工具书管理的要求；补充对竣工资料整理要求；补充现场档案的归档时限及建立现场档案的检查制度。 王剑 许智来 孙誉晏 09-6-25 第二次 根据公司二级管控模式调整进行修订。 李莹 许智来 孙誉晏 流程概况 流程目的 为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性，及时地对项目管理提供信息资源，提供有效的单位工程竣工结算或分项工程竣工结算资料。 适用范围 本流程适用城市公司设立项目部的项目工程档案管理工作。 2、城市公司由工程技术部履行项目部职能的参照此流程执行。 定义 无。 流程主导及 参与部门 总部技术部（主导）、总部总经理办公室、城市公司项目部（主控）、城市公司工程技术部、城市公司档案管理部门 上游流程名称 下游流程名称 子流程名称 《工程管理流程》 部门 流程中承担职责 城市公司项目部 （下称项目部） 负责现场图纸的审核，发放； 负责现场设计变更的发放； 负责现场作废图纸的收回； 负责现场工程竣工资料的整理、移交及归档； 负责总部联检及月度巡检发现的项目现场资料、档案管理问题整改。 城市公司 工程技术部 （下称工程技术部） 负责通过月度巡检对城市公司项目现场工程资料管理情况进行检查； 监督月度巡检及总部联检发现的项目现场工程资料管理问题整改工作。 城市公司 档案管理部门 负责城市公司月度资料档案管理、公章使用、收发文制度检查情况的汇总与上报； 负责工程竣工档案的内部验收及归档工作。 总部技术部 （下称技术部） 负责本流程的修编； 通过总部联检及日常工作跟踪配合总经办监督、指导城市公司工程资料档案管理工作。 总部总经理办公室 （下称总经办） 1、负责公司档案管理、公章使用、收发文制度工作的检查； 工程档案管理总则 为了规范工程档案资料的管理，做好项目档案资料管理工作，根据国家《建筑施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、等有关规定，结合部的实际情况，特制定本。 档案资料是指，依据有关管理规定，在全过程中形成的应当归档保存的文字资料、各种图表、表格、图纸、音像资料等技术文件的总称。它是施工管理及竣工验收、交付使用的必备条件也是对工程进行检查、验收、管理、使用、维护、和扩建的依据。 本所称“档案资料管理”是指工程开始组织施工到工程竣工，在过程中形成的施工准备工作文件、工程管理资料、工程管理资料、工程技术资料、工程施工记录、工程检验记录、工程验收资料竣工图及资料的积累、整理、编制、报送和移交归档的规定和要求。 本统一规定了部内部资料管理工作的内容和要求适用于资料的管理。 项目部根据公司《档案资料管理规定》对现场档案的管理要求及本作业指引要求，建档立卷，保证现场文件的完整性和可追溯性。 每卷文件分别建立目录。 建立《现场档案借阅登记簿》、《现场档案签收/发登记簿》（见附表），要求经办人对现场档案借阅和收发情况进行登记备案。 文本档案的管理 按照公司《档案资料管理规定》，项目部需存档的工程档案资料分为一级档案和二级档案资料： 属一级档案的有： 项目投资指导书；项目开发指导书；项目五证，有关政府部门对项目的批文；公司上报政府部门请示文件；立项文件资料；建设用地、征地、拆迁文件资料，勘察、测绘、设计报批批复文件资料；市政报装相关资料；招投标文件；建设、施工、安装、监理等政府审批文件资料；项目采购合约管控表、项目一级、二级计划、项目工程进度总控制计划，合同及协议书、重要的往来文件、信函，竣工图及竣工验收文件材料，工程移交文件等； 属二级档案的有： 项目现场规章制度；施工图纸、施工组织方案和重要分部工程施工方案（附审批文件）、施工总进度计划及年、季、月度计划（附审批文件）；图纸及设计交底记录、图纸会审记录、变更洽商和客户洽商（含内部报审表、变更洽商记录单及附图等）；项目工程质量验收标准文件；工程施工备忘录（大事记）、城市公司工程检查文件、工程管理月报、监理与承包商检查评价记录、关键工序检查记录；监理月报、监理通知、监理会纪要及其它现场工程协调、专题会纪要；材料认价及工程量确认文件、洽商月报、工程进度款支付审核表、项目结算文件；材料设备封样清单、进场材料设备验收分类表、材料设备验收记录单、现场施工样板验收记录单；设备档案（设备合格证、使用说明书等）；索赔函和反