县级烟草专卖局档案管理工作规范化研究.docVIP

县级烟草专卖局档案管理工作规范化研究 　　 摘要：县级烟草专卖局档案管理的现状和问题反映出档案管理现代化进程中的一些障碍，由此出发，提出构建县级烟草专卖局档案管理现代化的路径：树立文档一体化的档案管理意识，配置符合现代化档案管理需求的硬件设施和专门的档案管理人员，提升档案管理人员的业务技能，提升档案的利用效率。 　　 关键词：档案管理 现状 问题 路径 　　 一、县级烟草专卖局档案管理现状 　　县级烟草专卖局的经营权、人事权和财权全部上交给了市级烟草公司，在文书档案管理方面，县级烟草专卖局的文书档案管理资料包括行政类执法文书、卷烟零售户档案、日常工作的痕迹资料、党务工作文件、行政机关公文等。县级烟草专卖局对档案管理重要性的认识度不高，档案管理的硬件设施不到位，在文书档案的管理上缺乏科学有效的工作方法。具体说来，以当涂县烟草专卖局的档案管理工作现状为例，该局尚未配有档案室，无专门存放文书档案资料的场所。对于县烟草局的文书档案的归档和管理工作分别由县烟草局的各职能部门自行开展。且该烟草局的工作人员数量有限，目前未配置专门的档案管理员。在文书资料档案的管理上目前只能做到文书资料的保存归档，却无具体的档案案卷编号。对于档案的查询功能缺失，难以使县级烟草局的档案资源得以有效利用，发挥应有的作用。和县烟草局虽然有专门的档案室，但档案管理人员是兼职人员，且档案的管理仍然停留在人工管理上，没有很好地利用信息化资源进行管理。 　　二、县级烟草专卖局档案管理中存在的问题 　　 1.较多的工作人员现代化的档案管理意识不强 　　档案管理尤其是文档一体化管理能够为企业的发展带来潜在的价值，而目前某些县级烟草专卖局对现代化档案管理的意识不强，对于档案管理的作用认识不足，甚至无法准确把握档案管理的真正含义。在县级烟草专卖局的档案管理工作上，仅满足于对文档资料的妥善保存，能够保证所有的文档资料及时归档保存便认为是完成了档案管理工作。县级烟草专卖局的管理人员大部分无法认知清楚文书档案的归档、编号、密级是一体化的档案管理工作，无法认知档案管理的查询利用功能能够为企业的经营决策提供智力支撑。因为无现代化的档案管理意识，也就无法实现文档一体化的档案管理工作。 　　 2.档案管理人员的业务水平不高 　　因为大部分的县级烟草专卖局没有配置专门的档案管理员，因此，企业内的文书资料的档案管理工作交由相应职能部门的工作人员来完成。有些县级烟草专卖局虽然有配置专门的档案管理人员，但是却未有接受过专业化的档案管理专业相关知识的培训。由此可以看出，县级烟草专卖局的档案管理人员只能够完成文书资料的及时归档和保存，对于档案管理的理论知识和实际操作能力却难以实现。在档案工作的信息化上更是缺乏，难以适应信息化档案管理工作的需要，不能够运用现代化的信息技术实现文档一体化的档案管理。 　　 3.缺乏应有的硬件和软件配置 　　县级烟草专卖局因为其财政权全部上交于市级烟草公司，很多经费开支都要列明到年度和月度的预算当中，对于档案管理工作硬件与软件的配置更需得到市级烟草公司的认可。在缺乏现代化的档案管理意识的情况下，有很多县级烟草专卖局在硬件上无法配置专门用于存放文书资料的档案室，或者有配置专门用于存放文书资料的档案室，但县级烟草专卖局却无法配置专门的档案管理人员，人力、财力的资源投入是有限的。 　　 4.缺乏符合文档一体化要求的档案管理工作制度 　　县级烟草专卖局的各职能部门负责具体文书资料的归档整理，各职能部门依据年份、月份、文档资料所属种类将文档资料相应保存。因为缺乏符合文档一体化要求的档案管理工作制度，因此，在文书档案的归档期限上缺乏具体的归档，不能保证所有文档资料归档的及时性。同时，因为文档资料的保存期限和密级上缺乏具体的档案管理制度说明，因为大部分文档资料的归档都没有相对应的保存期限和密级。再次，县级烟草专卖局文档一体化管理制度的缺失，使得文档资料的借阅随意性比较强，这容易导致企业内部管理的重要信息泄露，不利于企业的发展。 　　 5.文书档案的利用率低 　　县级烟草专卖局对文书档案的管理依靠于传统的文书资料的归档整理方式，而文书档案资料信息含量很高，要及时地查询某些文档资料在目前的状况下只能询问相应职能部门的保管人员，这样的查询和利用档案资料的方式效率是极其低下的。目前县级烟草专卖局在档案管理上几乎没有现代化的信息技术支撑，不能够实现通过信息化查询平台及时查询到某类文档资料的归档地点、保存期限、密级和主要内容等相关信息。而现代化的文档一体化管理正是要求企业能够将所有文档资料保存于档案卷宗当中，并结合数据库信息化管理，实现即时查询利用文档资料。就目前的条件看，这些技术要求都是目前县级烟草专卖局难以实现的。 　　三、县级烟草专卖局档案管理现代化的构建路径