会中服务与协调实训项目.docVIP

会中服务与协调实训项目 【学习目标】 通过学习与训练，使学生了解会中工作的内容，掌握会中各项工作的流程、方法和手段，做好会议进行阶段的各项工作。 知识目标 了解会议进行阶段各项工作的主要内容。 掌握会中服务工作的基本要求和一般程序。 掌握会议突发事件的类型和处理方法。 了解会议值班工作内容。 熟悉会议接待新闻采访的原则和程序。 熟悉会议信息工作内容。 掌握会议记录的方法。 掌握会议简报的内容和结构。 能力目标 能够完成会议签到和引导工作。 能够联系和接待新闻媒体。 能够收集会议信息并印发会议简报。 能够作好会议记录。 能够监督会议经费的使用。 能够做好会议协调工作。 能够处理会中突发事件。 能够做好会议值班工作。 能够安排接待会议新闻采访并拟写新闻稿或新闻发布会发言提纲。 能够做好会议信息工作。 能够制发会议简报。 案例7-2 ××创新股份有限公司将于12月26日召开本年度年会暨必威体育精装版研发成果展示会。前一段时间，大家都在忙会议筹备阶段的事情，现在准备工作基本就绪，与会人员也将于12月25日陆续到达，会议筹备组组长林明伟召集会议筹备组的工作人员，布置落实会中工作。任云飞和于华负责会议报到和签到工作，要做好接站工作，与会人员乘坐的交通工具有飞机、火车和汽车，到达时间是早晨6时至晚上11时，与会人员中有10位是领导和贵宾，要派专车一一去接。车队的司机和车辆要全力保证。 实训提示 （1）会议接站，要掌握好会议接站工作的准备内容，安排好车辆，同时注意礼仪规范。 （2）会议签到，要注意选择签到方法，并准备好必要的工具。 （3）会议引领要认真组织，周到热情，注意礼仪规范。 三、知识导入 (一)实训任务基本知识要点 1.接站的准备内容 与会者集中抵达时，可以在机场、车站安排接站人员等候，设立接待站。制作醒目的牌子或横幅，标明“××会议接待处”字样。 2.接站的注意事项 确定迎接规格，作好接站准备，设立接待处，准备好接站标志，掌握抵达情况，作好宾主双方的介绍。 3.接站工作的程序 搜集会议回执→编制表格→安排接站→培训接站人员→准备接站用具→统一指挥调度→事先通过传真或电话告知到会者详细路线→接站。 4.会议签到的方法 ①秘书代签法。由秘书人员在到来者的名下画圈。②证件（卡片）式签到。与会代表在预先发给他们的证件或卡片上签上自己的姓名，然后上交即可。 ③簿式签到。与会代表在入场时，到秘书人员事先准备好的签到簿上签署自己的姓名、职务、所在单位、联系电话及安排住宿房号等，以示到会。 ④电子自动签到。代表将印有代表固定号码的卡片送入签到机，签到机立即将姓名、号码传到中心，并把签到卡退还代表。电子签到的优点在于快捷方便，不会因速度慢而在会场入口处出现混乱拥挤的现象。 5.会议报到工作内容 查验证件、与会者登记、发放会议资料袋、预收会务费等费用。 6.签到工作的程序 安排签到人员→准备签到用品与设备→签到人员提前到会→迎接与会人员→介绍签到工作的内容→发放会议资料和票证。 7.会议引领工作 会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间；陪伴重要来宾入场就坐；为上司和来宾作介绍；帮助来宾领取名片卡并引领入座。 2.车辆安排表 如表7-15所示。 3.签到登记表 如表7-16所示。 三、知识导入 (一)实训任务基本知识要点 （1）会议值班的内容。主要包括值班电话记录、值班接待记录、值班日志、信息传递。 （2）会议值班工作任务。会中协助有关人员收集会议信息资料并传递信息；做好会场控制，限制无关人员入场，保证会议正常秩序并加强必威体育官网网址；备有领导及其他相关人员的联系方式，必要时请示沟通；坚守岗位，督导和协助其他会议工作人员工作；作好各种协调。 （3）会议值班工作制度。主要有信息处理制度、岗位责任制度、交接班制度、领导带班制度。 （4）接待采访会议的新闻媒体的基本原则： ①会议新闻要实事求是地报道，内容必须与会议基本内容相吻合，达到宣传会议精神的目的，利于会议精神的执行。 ②掌握会议信息的必威体育官网网址度，做到内外有别。对于会议内容中涉及的机密问题，应严守必威体育官网网址原则，不能在报道中泄露机密。 ③报道中的重要观点和提法，要经领导审定，以免造成差错或失误。 ④无论是撰写新闻报道稿，还是为新闻媒体采访报道会议情况提供服务，都要准备得全面周到，且主动积极。 ⑤在传递的方式和内容选择上，应本着对象、效果、时将、费用的原则综合考虑。 ⑥在会议中，秘书要注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道，为领导准确掌握会议的效果提供参考。 ⑦在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。 （5）接待采访会议新