会计继续教育会计档案管理办法代理记账管理办法.doc

《会计档案管理办法》第一节 会计档案概述 本专题讲座主要结合1999年1月1日实施的《会计档案管理方法》相关内容讲解。 一、会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业 务的重要历史资料和证据。 二、会计档案的内容 （一）会计凭证类 包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 （二）会计账簿类 包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 （三）财务会计报告类 包括月度、季度、年度财务会计报告，其他财务会计报告。（四）其他类 包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、 会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 预算、计划、制度等文件材料，不属于会计档案，应当作为文书档案进行管理。 第二节 会计档案保管 一、会计档案的归档 各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计 档案保管清册。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构 编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保 管。出纳人员不得兼管会计档案。 移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的， 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（一）会计档案的整理立卷 一般采用“三统一”的办法。 1．分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其 他。 2．档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一3．管理要求统一。二）会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。 1．会计凭证的装订 一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 （1）会计凭证装订前的准备工作 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数； 摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅 保持数字完整； 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺； 记账凭证上有关人员的印章是否齐全。 （2）会计凭证装订时的要求 用“三针引线法”装订。装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露 面，以便于事后查阅； 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证； 装订凭证厚度一般1．5厘米。 （3）会计凭证装订后的注意事项 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便调阅。 2．会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是： （1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号 排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。 （2）活页账簿装订要求。 第一，保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封 面、封底，装订成册。 第二，多栏式、三栏式以及数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 第三，在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人签章。 （3）账簿装订后的其他要求。 第一，会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。 第二，会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 第三，封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总 账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。 第四，会计账簿按保管期限分别编制卷号。 3．会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册。小企业可按季装订成册。 第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折 角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订； 第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号 顺序排列、会计报表的封底； 第三，按保管期限编制卷号。（三）电算化核算单位的保管 《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档 案。 具备采用磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案 局备案。 二、会计档案的保管期限 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限具体又分为3年、5年、10年、15