网络时代档案管理及对策研究.docVIP

网络时代档案管理及对策研究 　　摘要：档案管理在高职院校发展中，尤其是目前示范校建设、评估等过程中发挥着越来越大的作用，档案工作的重要性已被更多人所认同。但随着网络技术的发展，传统的档案管理模式面临着新的机遇和挑战。本文针对如何在网络化的时代背景下更好地进行档案工作，提高档案管理水平进行了详细的研究并提出了对策。 　　关键词：档案管理网络时代对策 　　中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1674-2117（2014）02-0069-02 　　信息资源和物资、能源，共同被认为是构成现代社会发展的三大支柱性资源。档案属于信息资源的一种，同样起着支柱性作用。当今互联网络已成为人们获取信息的主要途径，因此，档案管理也应顺应时代的要求，通过网络进行管理并提供开发和利用。 　　1档案工作面临的形势 　　1.1科技进步为档案事业发展带来了新的契机 　　当今世界，人们的政治、经济、文化生活无不与科技发展密切挂钩。对档案事业而言，现代化的科学技术正提高着档案设备的性能，为档案管理的现代化提供了必要的条件。同时，科技的进步，为档案管理工作提供了更多的新技术、新产品、新材料，这都进一步加速着档案现代化的进程。 　　1.2档案管理的信息化、网络化异军突起 　　信息和网络技术的发展，推动了档案工作的信息化进程。高校档案信息化管理要求实现档案的数字化和网络化。随着办公自动化的实现，档案管理也要求实现信息的接收、传递、存储和利用的一体化。新的档案管理的软件也逐步由单机版实现了网络版，高校档案信息逐渐实现了高度的共享。 　　2档案管理存在的问题 　　档案管理虽然起着至关重要的作用，但就我院而言，档案管理工作中仍存在着许多突出的问题： 　　2.1档案源问题 　　档案源问题主要指档案的收集环节存在的问题。按照规定，归档文件要符合几个要求：一是收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。同时，归档材料的纸张、载体字迹等方面都有严格要求；二是归档材料门类必须齐全。我院档案室共有九大类档案，包括文书、教学、科研等，每年能收缴到的档案材料往往存在纸张、字迹不合要求，复印件大量存在，重要档案如大型设备档案、科研档案无法收集归档等问题，这些问题的存在已经成为我院今后档案利用的一个瓶颈。 　　2.2电子文件归档标准尚不完备 　　随着计算机、通信、数字技术的广泛使用，越来越多种类的电子文档出现，这些电子文件的、积累、保存基本还处于无序状态。针对近年来大量出现的电子文档，国家却缺乏一个统一完善的管理标准，即使是为数不多的几个标准也只是一些原则性的常态问题，对于具体到每个单位电子文书的管理只能起到指导的作用，缺乏可操作性。因此，要怎样科学管理这些电子文件成为记录管理发展面临的一大挑战。为了解决这个问题，关键是制定具体单位的电子文件归档和电子档案管理的标准，这个标准要符合国家的相关标准，也应该适合本单位的具体情况，并且具备可行性。 　　2.3档案资源的深度开发和提供主动服务的意识不够 　　档案真实记录了社会实践活动，同时为一个新的社会实践提供了最真实可靠的证据和依据，这不是可以用金钱来衡量的。古人云：“迷往事，思来者”、“往知来”，档案一方面完整保存了历史的原貌，另一方面为我们今天的工作提供了借鉴。鉴于档案的作用和意义，抓好我院的档案网络建设，进行档案深度开发研究和利用已迫在眉睫。 　　3网络时代档案管理的对策 　　国家档案局中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》（档发[2002]8号），提出以信息化带动档案事业的发展，以档案资源建设为核心，扩大档案信息资源的开发利用，加快档案资源的数字化、信息服务的网络化，争取早日实现档案工作的现代化。针对我院档案管理的现状，我认为网络时代档案管理应该采取以下对策。 　　3.1从源头抓起，重视档案资源的建设 　　网络时代的档案管理是为了更好地满足利用者的需求，因此，档案的全面性和完整性非常重要。要使馆藏档案更加完备，必须从源头抓起，即重视档案材料和档案资源的收集。从档案管理的现状来看，我们在档案资料收集上尚存在许多问题，如档案纸质材料缺失、实物档案散布在很多部门或者个人手中、科技档案不完整、设备档案几乎空白等等。如何解决这一问题，我认为必须做好以下工作。 　　3.1.1做好沟通和宣传工作 　　档案收集整理不但是档案管理者的工作，更是每一个部门、每一个人的工作，各职能部门的业务活动行成的材料，以及领导的基层调研等都是档案的一部分。作为档案工作者，要及时地到各部门进行实地了解，同时开展一系列的宣讲班，使每一个人意识到档案工作的意义和重要性，从我做起、从自己的工作范围做起，养成良好的及时整理材料并保管的好习惯，这样，散存于部门和个人手中的重要档案才能完整地归档。否则