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农村学校档案信息化管理的问题与对策 　　目前大多数农村学校的档案管理工作发展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有着巨大滞后性的传统的档案管理方式，严重地影响和制约着有用信息的利用率。在日新月异的信息化时代，学校档案管理也要与时俱进，保持档案管理的先进性。 　　一、目前学校档案管理的现状 　　（一）存在的问题 　　学校档案的管理是以信息化为依托，以分享资源为目标，以提高教学服务质量为要求的档案管理。作为保有教育教学活动第一手资料的学校档案，自然就是学校教学当中的重中之重，但是它的功能往往是被忽视的。目前大多数学校仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出来。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在教学档案的信息化管理当中，经常出现收存的档案不能够积极地被开发和利用而被束之高阁，致使其失去档案自身的价值。 　　（二）面临的机遇和挑战 　　随着近年来经济技术的发展，档案的生成方式发生了很大的变化。更多的档案是在电子计算机中生成并储存的。在学校档案的管理中，如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广大师生获得更为完善的服务，是目前学校档案信息化趋势当中我们面临的机遇和挑战之一。其次是档案在信息化过程当中必然面临安全化问题，美国斯诺登“棱镜”事件已经给我们敲响了警钟。在开发当中必须将各种类别的系统和资料加以整合，这样来说就必须利用新的思路去进行开发和创新。但是在网络当中存在的缺陷有很多，加上没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能就面临着巨大挑战。 　　二、学校档案管理信息化系统的建立 　　（一）档案信息化管理的基本原则 　　1、规范性原则 　　制定和实施档案工作标准和规范，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，重复建设等现象发生。 　　2、安全性原则 　　随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。 　　3、服务性原则 　　档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守服务性原则，讲究信息化工作的作用。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把利用率较高的重要档案进行数字化和信息化处理。 　　（二）建立档案管理信息化系统的基本要求 　　要实现学校档案信息化管理，总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广大师生对于各种资源的利用。 　　1、抓好档案管理的技术流程 　　首先建立有效的件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用各种学校电子档案；其次是改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案管理的需要；然后是依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；最后应当注意的是在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。 　　（1）关注通知平台，从源头抓起 　　学校的文印部门和档案管理部门通常都隶属于办公室，保持部门内部的协调，形成习惯，让打字员接收的所有材料的电子版，全部发送一份给档案管理员。档案管理员及时根据分类原则，逐一标注、分类存档，保证资料的完整性。 　　留意校长签署纸质文件、通知的派发单位，既要知道种子播撒的去向，又要关心种子的收成，对有可能形成文字材料上报的事情要过问事情经办的结果，收集第一手相关电子材料。 　　（2）建立联系，保持沟通 　　定时联系，与相关部门保持密切联系。生活中一定要做个有心人，知道哪个部门、什么时间能有哪些教科研活动，随时收集与该活动有关的第一手资料，也能确保资料的完整、系统性。 　　定向联系，与各部门负责文秘处理的人员保持密切联系，将形成的有价值的材料及时汇总存档。 　　2、档案信息化管理建设的水准 　　在学校档案的信息化管理中，最不能忽视学校传统精华和改革的发展性。首先充分运用计算机电子技术，加快档案目录数据库建设，提高档案利用服务质量；同时要对于传统的电子档案进行多媒体化改革，对各种类型档案进行数字化管理，积极建设相关的全文数字库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。对于归档的档案要在经过鉴定分析和更新之后进入数据库，确保档案信息处理电子化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务利用