沟通中的书面沟通精要.ppt

二、书面沟通的特点 所传播的内容更便于斟酌 能够传递那些难以启齿之言 对时间的限止相对小些 可以较好的记录当初沟通的情况并容易保存下来 商务写作与一般写作的比较 商务写作 较为严谨、正式 平白直述 读者针对性强 一般应用第一、二人称 负有一定法律责任 一般写作 较为宽松、非正式 多有修饰 读者多层面 运用变换的人称 通常无须负有法律责任 三、 书面沟通应遵循的原则 思维清晰敏捷 写作目的明确 全面了解主体 应用换位思考 四、书面沟通的基本形式 备忘录 包括：日期、主体、送交、发送、附件和复印件等要素 电子邮件 商务信函 五、商务信函的组织 开头 符合信函的目的和读者的需求 给人以周到、礼貌、简洁明了的感觉 检查信函的完整性 中间段 结尾 六、商务信函的种类 肯定性信函 告知好消息，综述要点 列出细节和背景资料 积极的说出可能的消极因素 阐明读者受益处 结尾充满友善 说明性信函 阐述主要观点 提供背景资料 列举有关细节 结尾表明友善及乐意提供帮助 负面性信函 缓冲语开头 令人置信的理由 明确而婉转的陈述 有益的、友好的、积极的结尾 劝说性信函 吸引注意力 激发兴趣 阐明益处 明确行动步骤 友善结尾 常用的商务信函的写作 询函 回复垂询 还价函 订货信 确认订单函 预算 如何起草公司年度工作报告 常见年度报告的一般性框架： 第一部分：过去一年的工作回顾。 第二部分：提出下年度工作总体思路。 第三部分：确定本年度的工作目标和工作任务。 第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。 第五部分：简要总结，发出号召。 报告的写作 企业经营计划书 协议书、合同 招、投标书 项目可行性报告 申请表 七、有效书面沟通的标准 清晰 完整 准确 省时 树立良好信誉 建立友善关系 八、有效书面沟通的策略 正确运用语气 专业而不僵硬 友善而不虚伪 自信而不傲慢 礼貌但不卑微 克服书面沟通的心理障碍 积极参加公司活动 掌握各种写作技巧 树立写作信心 多与他人交流 对不同个体进行分析 * * 书信撰写者清单 A．写信前 1．信的主题是什么?  2．你为什么写这封信? 3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者 4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么? ·现有知识 · 需要知道的知识 B．信写完后 你撰写的信（回答“是”“否”） · 清楚 · 按逻辑顺序编排 · 语法正确 · 没有行话和俚语 · 语言简洁明了 · 惹入喜爱、有礼貌、有益 · 准确 · 完整 · 迅捷 报告的写作  报告的部分类型 特别报告 初始报告 例行报告 调研报告 中期报告 操作报告 计划报告 评估报告 设计报告 可行性报告 检验报告 审查报告 建设报告 工作报告 进展报告 正式报告 目击报告 非正式报告 报告的基本结构： ▲ 标题 ▲ 概要 ▲ 目录 ▲ 主体部分(正文) ▲ 结论和建议 报告撰写者清单 1．报告的主题、标题是什么? 2．看报告的读者是什么人? · 主要读者 · 其他读者 3．撰写这份报告的原因是什么? （回答“是”“否”） · 获取读者的支持 · 报告调查的结果 · 影响或说服读者 ·对读者提出的问题进行答复 ·对读者以外的人提出的问题进行答复 · 解释说明问题 ·报告进展情况 ·记录事实、信息或观点 ·在某一点上树立权威或声望 ·推销 ·宣传公司组织内外的努力和结果 ·通知一大群体 ·为正在进行的工作提供证据 ·引入或推动关于主题的讨论 ·指示命令  *