物资编码方法培训教程,物资编码的原则与操作步骤精要.ppt

四丶电算化物资编码的原则 编码应该反应分类 编码应该反应顺序 变动属性不应纳入编码 编码愈简短愈好 避免采用有意义编码 避免使用英文字母 避免使用特殊符号 编码长度保持一致 编码应有防错功能 编码应该反应分类 编码如能反应分类，则在列印报表时，同类之资料才会被汇总于一处，将方便被比较或汇总。分类之一般原则是大分类号在前，小分类号在后，依序排列。例如编码时，可以第一、二码表示大分类，第三、四、五码表示中分类，第六、七码表示小分类，之后则径行编以几码的流水号即可。如果担心日后有新增资料发生，则可以在分类号或流水号中预留一些空号以便日后可以插入。 编码应该反应顺序 排序是电脑强大功能之一。资料在列印或查询时通常会依资料编码的大小顺序由小到大(或由大到小)排列。因此如果我们需要资料在列印时按照某一种顺序来排列，就应该在编码时对于资料编码之大小顺序事前加以规划。 变动属性不应纳入编码 有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动，则绝不可将该属性纳入编码中。否则，一但发生变动时，是否要修改编码将会成为十分困扰的抉择。例如员工所属部门就不可纳入员工编码中，因为员工调动部门是经常可能发生的。其它如客户所属之责任区，商品之分类别 (Group Code)，业务员的所属区域...等等皆是如此。正确的方法，应将这些属性另设独立的栏位表达。 编码愈简短愈好 编码之目的在求简化，因此编码位数愈少愈好。如此，可以节省阅读、抄写、输入的作业时间，增加资料处理之效率。再者，由于编码简短，在处理的过程中出错的机率也能够因而降低。 避免采用有意义编码 很多人在设计编码时都希望让编码反映某些意义，目的在使编码容易记忆或者可以「望字生义」。因此往往以英文单字首几码或缩写字母冠于编码上。在编料号时则喜欢把一些规格、尺寸等属性直接反映于料号中。或许在资料笔数少时，这种方式的确可以获得一些方便。但在资料笔数庞大时，此一方法事实上已收不到「易记性」的效果，反而使「分类性」、「顺序性」、「弹性」及「唯一性」…等更重要的编码原则难以兼顾，结果只是徒增编码工作的困扰而已。 有许多公司，特别是电子电机装配业常常就是为了要理出有意义的料号体系，而使得编码工作变得异常艰巨、耗时，甚至编到一半就夭折而难以接续下去。再不然就是勉强将现行料件都编上了料号，结果日后有新增的料件时，却发觉实在不易遵行原来的原则来进行新料件的编码工作。 事实上，料号仅是料件的代码。是在电脑化时作为使用者与电脑之间的沟通工具而已。它甚至可以不需要具备任何意义，就像我们的身份证号码一样。 如果能体认这一观点，那么即使有上万笔的料件，也可以在短短两、三周内就完成整个编码工作。在国外，甚至有许多公司干脆就用乱数法则直接赋予料件编码，而丝毫不会影响电脑作业的进行。因为在料件笔数庞大的电脑化作业中我们不需要也不可能去记忆一个料号所代表的料件。我们要知道的只是料件的品名规格（Description），而所有的资料在列印或显示时，品名规格都会伴随着料号出现。 避免使用英文字母 亦就是说最好全部用阿拉伯数字来编码。一则可使键入编码的作业效率提至最高，一则可避免数字与某些英文字母因为形象或读音雷同而产生混淆的情形。如果非用英文字母的话，则英文字母最好排在编码之前几码，且位数必需一致。千万要避免英文字母与数字混杂使用。 避免因字义或形象雷同造成混淆不清,若要使用尽量排在前几码,千万不要与数字混杂(I与1,O与0，Q与9，Z与2)容易输入错误 避免使用特殊符号 有人为了使编码段落分明而在编码中使用「-」符号，或者在编码中夹杂「*」「.」「/」…等特殊符号。这些符号之使用将影响输入之效率，而在口述编码时亦会造成不便，因此最好避免采用。其实编码在使用一段时间后自然会适应，不必刻意去使用一些特殊符号让段落分明。如果非用这些符号不可，则应该让符号出现之位置加以固定，否则反而易生困扰。 编码长度保持一致 编码长度一致可使阅读或输入时一眼即可发现异常错误。再者，一致之长度在我们附加检查号码时也将方便许多。如果在实际编码时很难求取编码位数之一致，则至少要求同一类者位数一致。譬如在编码时，成品和原料的料号就可能长短差距很大，但我们可以让成品编码与原料编料号个别有其一致之长度。另外一种方式即将编码短之位数以「0」来补齐。 编码应有防错功能 当编码位数愈长时，我们在阅览、口述、腾写及输入一串阿拉伯数字构成的编码时，发生错误、漏字、次序颠倒、重复等错误的机率就愈为频繁。有时这种错误会导致资料张冠李戴之严重后果。 如果编码长度超过十二码以上者，才要考虑在编码后加上一位「检查号码」，而视为编码的一部份。如此我们即可用电脑来判断并警告资料输入时发生的错误。 通常会用在条型码上，一般电脑无此必要。 五丶物资编码方法 数字法 英文字母法