第三章会展运作阶段的文案(上)精要.ppt

第三章 会展运作阶段的文案（上） 第一节 会展招展和招商文案 第二节 会展招展函 第三节 会展招标投标文案 第四节 参展商、观众邀请函 第五节 会展信息发布稿 3.1会展招商和招展文案 3.1.1会展招展方案 1）会展招展方案的概念 会展招展方案是在招展策划的基础上，为展位营销而制定的执行方案。 2）会展招展方案的基本内容 会展招展方案的内容涉及会展招展工作的方方面面，十分繁杂。 3.1会展招商和招展文案 3.1.2会展招商方案 1）会展招商方案的定义 会展招商方案是在展会招商和宣传推广策划的基础上，为寻求合办者、支持者、赞助商（如冠名赞助、指定产品赞助等）、会展名称、标志的使用权受让者、广告主以及招徕客商和邀请观众而撰写的文案。 3.1会展招商和招展文案 2）会展招商方案的基本内容 一般来说，常见的展会招商方案要包含以下的基本内容： （1）制定招商方案的依据 （2）展会招商分工 （3）展会通讯及观众邀请函的编印和发送计划 （4）招商渠道和措施 （5）招商宣传推广计划 （6）招商预算 （7）招商进度安排 3.1会展招商和招展文案 3）会展招商方案的写作格式 （1）制定招商方案的依据 （2）会展招商分工 （3）展会通讯及观众邀请函的编印 （4）招商渠道和措施 （5）招商宣传推广工作 （6）招商预算 （7）招商进度安排 3.2 会展招展函 3.2.1会展招展函的含义 会展招展函是办展机构 用来说明会展以招揽目 标参展商参展的小册子。 3.2 会展招展函 3.2.2会展招展函的写作内容 招展函主要包括以下内容： 1）展会性质，包括展会批准单位、主办单位、承办单位、支持单位及海内外协作单位等。 2）展会市场前景简要介绍，行业内同类展会的举办情况，本展会的特色与定位；展会的历史及发展情况，人们参加该展会的情况简介。 3）展会具体安排，展品类别，展会举办时间、地点，具体日程安排，展区与展位划分，规格与收费标准。 4）展会期间的相关活动安排，包括技术交流、商务会议、专题研讨、商旅服务等。 5）参展办法、办理手续、展会的各项管理规定及联系方式等。（5）招商宣传推广工作 6）招商预算 7）招商进度安排 3.2 会展招展函 3.2.3招展函编写的要求 1）简洁明了 2）内容准确 3）形式新颖 4）便于邮寄 3.3 会展招标投标文案 3.3.1会展招标投标文案的含义 会展招标投标文案是在围绕会展项目进行的招标投标活动中所产生的文件的总称，包括会展招标备案报告、会展招标公告、会展招标邀请书、招标文件、投标文件、中标文件、招标备案报告及情况报告等。会展招标投标文案的写作主体必须具有合法资格，写作内容必须符合法律规定。 3.3 会展招标投标文案 3.3.2会展招标备案报告 1）会展招标备案报告的含义 会展招标备案报告是招标人在进行招标活动之前，向主管招标投标工作的行政监督部门申请备案的文件。根据《招投标法》的规定，对依法必须进行招标的项目，且须招标人自行办理招标事宜的，应当向有关行政监督部门备案；其他非法律规定进行招标的项目，招标人自行招标或委托代理招标的，无须备案。 2）会展招标备案报告的结构和写法 会展招标备案报告的结构有两种形式：一种为表格式，即招标备案表，由主管招标投标工作的行政监督部门统一制定。 另一种为报告式，即采用公文中的报告写法，一般由标题、主送机关、征文、附件、落款和发文日期组成。 （1）标题 一般由报告事项和文种组成。如：《××会展中心建设工程项目招标备案报告》。 （2）主送机关 写主管招标投标工作的行政监督机构的名称。 （3）正文 会展招标备案报告的正文应当写明拟招标项目的名称和具备的条件，招标计划，拟采用的招标方式和对投标单位的资质要求，评标方法，评标委员会组建方案，开标、评标的工作具体安排等。由于上述内容一般都要写在招标公告、资格预审公告、投标邀请书、投标须知等文件中，而且备案时必须一并上报，因此报告本身的内容可以简化，仅需说明项目名称和目的，最后恳请予以备案。 3.3 会展招标投标文案 （4）附件 招标公告、资格预审文件、投标邀请书、投标须知等附件要一一标明序号和名称。 （5）落款 落款要写明申请单位全称，并由法人代表签署。 （6）发文日期 写明发文的具体时间。 3.3 会展招标投标文案 3.3.3会展招标公告 1）会展招标公告的含义 会展招标公告是招标人在获得招标管理机构备案后，以公开行文的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的文件。 2）会展招标公告的基本内容 （1）招标人的法定名称和地址 （2）招标项目的名称及编号 （3）招标的方式（即公开招标或邀请招标）。 （4）招标项目的性质（如写明属于国家项目或世界银行贷款项目等） （5）招标项目的内容、数量和要求 （6）招标项目