第三章电子文件的收集与归档精要.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 1KB (Kilobyte 千字节)=1024B,　　1MB (Megabyte 兆字节 简称“兆”)=1024KB，　　1GB (Gigabyte 吉字节 又称“千兆”)=1024MB,　　1TB (Trillionbyte 万亿字节 太字节)=1024GB,　　1PB (Petabyte 千万亿字节 拍字节)=1024TB,　　1EB (Exabyte 百亿亿字节 艾字节)=1024PB,　　1ZB (Zettabyte 十万亿亿字节 泽字节)= 1024 EB,　　1YB (Yottabyte 一亿亿亿字节 尧字节)= 1024 ZB,　　1BB (Brontobyte 一千亿亿亿字节)= 1024 YB. * 学生们的表现通常参差不齐，有的极为努力，而有的则敷衍了事。单就问题而言，主要包括： 选择个人电子信息的标准不明确或不合理，很多无实质价值的信息被采集和整理保存，而真正有价值的则并未采集或采取什么管理措施，比如大家都将社交网络、邮箱等上面的登陆界面或邮件列表等截图或网页抓取下来，而不是采取一定方式将其中的重要信息内容尽可能完整地导出和保存； 在分类方面，个人电子文件信息的分类方法千奇百怪，并极其缺乏整体性架构，很多同学在同一级类目中采用不同的分类标准，且类目之间交叉重叠或漏掉一些信息； 有的同学设置的分类体系极其简单，只有两三个字段，少部分同学能按照电子文件元数据集的核心要素采集和规范化标引个人的电子信息，甚至有些同学压根就没有做目录。 编制的目录缺乏兼容性和可扩展性， 有些学生在目录中拟制的字段命名不合规则，或长或短，标准不一，且可能类目级别都不一致； 有些学生的编号规则和保管期限的确定也不够合理，有的仅用1、2、3 做编号，有的仅设置了1天的保管期限，那就意味着要不断地做在鉴定和删除工作； * 方式灵活——可采用离线或在线方式进行； 5年——自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交，并将已移交的电子档案在本单位至少保存5年，国家综合档案馆应当对接收的电子档案载体保存5年以上。 一起移交——元数据应当与电子档案一起移交，特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。 处理后移交——采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交。 特殊说明——电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息。 《电子档案移交与接收办法》 1．齐全完整 2．真实有效 3．格式规范 4．一式两套 5．经过整理 （二）质量要求 ——存储归档电子文件的载体，应附有标签，标签内应填写档号、名称、年度、套别。 举例1：格式规范 档号：全宗号---年度---载体代号---顺序号 名称：载体中电子文件的内容概括或项目、工程、课题名称等。 年度：载体中电子文件的归档年度。如2010。 套别：用大写英文字母A、B、C表示。A表示封存保管；B表示查阅利用；C表示异地存放。 归档电子文件的整理，应按内容、项目、保管期限、密级等因素相对集中。 符合归档条件的电子文件应定期按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。 需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。 不同类别的电子文件不应存储在同一盘载体中。 举例2：经过初步整理 三、电子文件的归档手续 首先由形成部门赋予文件以归档标识，然后系统自动将归档信息提示给档案部门，档案部门给归档文件加上相应的档案管理信息，如分类号、档号等，归档文件及相关信息进入数据库，文件便进入档案管理状态。 （一）逻辑方式归档手续 移交双方按照《归档电子文件登记表》归档材料，对归档文件进行全面的检查验收，在确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全后，双方在一式两份的《归档电子文件登记表》、《归档电子文件移交检验表》、《电子档案接收检验登记表》上签字盖章，各留一份，保存备查。 （二）介质方式归档手续 思考讨论3-1 电子文件归档与传统档案归档的区别与联系。 本章知识新拓展 ——非结构化数据之殇 据IDC的报告显示，现在全球数据量每18个月就要翻一番，每年全球产生的数据量已经高达40EB(1EB=1000PB)。 并预测到2020年全球数据总量将达到35ZB。 当今世界结构化数据增长率大概是32%，而非结构化数据增长则是63%。 至2012年，非结构化数据占有比例将达到互联网整个数据量的75%以上。 IDC预测，鉴于基于文件类型的非结构化数据的增速极快，到