第三章采购与供应管理流程精要.ppt

第3章 采购与供应管理流程 主讲： 新疆大学科技学院 李翔 本章重点： 识记：采购的基本程序，采购手册的概念 领会：采购手册的作用，信息技术参与的优点，JIT采购的应用环境 简单应用：采购的运作流程，采购手册的格式与内容，能够描述和分析采购流程，应用信息技术对传统流程进行改造 综合应用：能够根据需要对采购流程进行分析并提出改进方案 第一节 采购的基本程序 一个完整的采购流程大概可以分为一下几个过程： 一、需求确定于采购计划制定 二、供应源搜寻与分析 三、定价 四、拟定并发出订单 五、订单跟踪与跟催 六、验货和收货 七、开票与支付货款 八、记录维护 一、需求确定于采购计划制定 需求确定是采购流程的初始环节。 负责具体业务活动的人应该清楚地知道个部门独特的需求：需要什么，需要多少，何时需要。。。 发出需求在企业中借助的工具一般是请购单，不同的请购部门采用的请购单会有所不同，通常，请购单上包括的信息有：申请者名称、主管审查同意的意见、应计入的成本项目、物料说明书、需求数量和计量单位、要求送货的时间地点以及其他应当包括的信息。 二、供应源的搜寻与分析 选择、确认供应商的过程可以是简单的打开通讯本，查找客户联系方式，发送采购意向。也可能会很复杂涉及很多方面。 买方可以用不同的绩效标准来评价分析潜在的供应商。包括：质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制。。。 三、定价 定价的方法有很多，其中最为常见的有两种：竞争性报价和谈判 竞争性报价是由买方向愿意合作的供应商发出询问。如果价格是最重要的标准，而且对采购项目有明确的说明，买方就可以适用竞争性报价；如果存在重要的非价格标准，买卖双方通常会直接谈判，竞争性报价则用在进行直接谈判前缩小潜在的供应商范围 竞争性报价适用于下列情况： 采购数量足够大，值得进行竞争性报价 供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本 竞争性的市场环境，即有足够多的合格的竞争者 买纺织项技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价 买方没有优先考虑的供应商 下列情况适合谈判： 当前任何竞争性报价的标准都不存在 当采购要求在诸多绩效因素（如价格、质量、交货、分先分摊。。。）上必须达成一致时 买方要求供应商的早期参与 供应商不能确定风险和成本 供应商需要很长时间来开发和生产采购方的物品时 四、拟定并发出订单 订单包括的要素有：订单编号、产品名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。 见教材P52订单格式示例 五、订单跟踪与跟催 跟踪是对订单所做的例行跟踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺 催货是对供应商施加压力，以使其按期履行承诺，提前发运货物或是加快发运已经延迟的订单涉及的货物 六、验货和收货 货物接收步骤 七、开票与支付货款 付款操作的具体过程是： 1、查询物料入库信息 2、准备付款申请单据：付款申请单据、合同、物料检验单据、物料入库单据、发票 3、付款审批：由财务部门专职人员进行。 审核包括三方面的内容：单据的匹配性、单据的规范性、单据的真实性 八、记录维护 这一工作是把采购部门与订单有关的文件副本进行汇集归档，并把想保存的信息转化为相关的记录。 一些必须保存的记录有： 采购订单目录 采购订单卷宗 商品文件 供应商历史文件 劳务合约 工具和寿命记录 少数的小额采购应指明从这些供应商处采购付出的金额 投标历史文件 第二节 采购手册的制定 一、采购手册的定义 采购手册是企业、政府机构、学校、医院、社团等各种组织，为了使内部各单位在执行采购作业时有所遵循所制定的，以促进采购活动的制度化与合理化，并达到适质、适时、适量、适价的目标。他本质上是交流信息的媒介，用来阐明采购政策、步骤、指令、和规定等内容。 二、采购手册的作用 采购的基本目的是为了有效的将资讯传播给每一个相关的人员 三、采购手册的格式与内容 组织结构 政策 步骤 第三节 采购业务流程的改善 一、传统采购流程的缺点 1、一系列没有增值作用的文书 2、过多的单证操作 3、处理内部和外部订单消耗大量时间 4、纯文本工作消耗的大量成本 二、业务流程改善的几种方法 （一）信息技术的参与 （二）JIT采购 1、JIT采购的含义 把合适的数量和合适的质量的物品，在合适的时间供应到合适的地点，最好地满足用户的需要。它有最大限度的消除浪费、降低库存、实现零库存的优点 2、JIT采购的作用 （1）大幅度减少原材料和外购件的库存 （2）提高采购物资的质量 （3）降低原材料和外购件的采购价格 （4）缩短交货时间 （5）节约采购过程所需的资源 （6）提高了企业的劳动生产率 （7）增强了企业的适应能力 * * 确定检验的时间和地点 通知检验部门及人员 进