会务接的待手册.pdf

会务接待手册 （1.0版） 2011年2月 目 录 一、手册说明 4 二、有关会议的说明 4 三、会议程序 8 会前工作（按顺序） 8 议题及参会人员范围的确定 8 会议场所的选定： 8 会议通知的起草 8 申报会议预算 8 人员确认 8 设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） 9 预定 9 车辆安排 9 会务通知起草 9 起草会务组工作安排表 9 会务宣传品的制作 10 食品的采买 10 指导服务员工作 10 会议场地布置与熟悉 10 会中工作（按顺序） 11 会议室保障 11 汇报人员的保障 11 用餐的保障 11 娱乐的保障 11 住宿的保障 11 会后工作（按顺序） 12 离会车辆安排 12 退房 12 设备整理 12 结帐 12 设备归还 12 费用报销 12 会务总结 12 2 / 28 四、注意事项 12 附件： 13 附件一：会议通知样式 14 附件二：会务通知样式 15 附件三：会议期间公司领导行程安排 20 附件四：会议预算/结算清单样式 21 附件五：会务分工明细表 22 附件六：会议签到表 24 附件七：酒店对照选择表 25 附件八：会议酒店信息确认函件（编号001 号、002 号） 26 3 / 28 一、手册说明 《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前， 会中，会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为 会议做好服务保障工作。 二、有关会议的说明 适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会 议不做要求，可做参考。有关名词解释如下： 汇报人：对会议议题的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论； 主持人：对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现； 参会人员：对会议议程参与讨论和决策 列席人：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策； 与会人员：参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称； 会议通知起草与发送：会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准 备，一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用， 因此在组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的关 键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现； 会议通知应该包括以下几项内容： 会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果； 会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间； 由多个部门参加的会议：上午的会议定为9:00开始，下午的会议定为14:00 开始，均提前十分钟作为会议签到时间。由于特殊情况无法按以上规定时间开始 的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。为保证会议效率和质量，在议 题和内容有限的情况下，每场会议时间一般应控制在2小时以内。 会议地点：会议地点应该明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员并不 熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图； 4 / 28 会议议程：根据会议内容的不同，可分为汇报、通报、研讨等内容；每项会议 议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会 议人员在确定与会人员时，应