TCS2009标准编写模板使用指南.doc

TCS2009标准编写模板使用指南 为了便于公司标准编写符合GB/T1.1规定的标准，现规定使用“标准编写模板TCS2009”对标准进行规范编写。TCS2009符合GB/T1.1—2009《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》的规定，并且适应相关办公软件的升级需求。具体使用方法如下： 一、启动或退出TCS2009 （一）启动 如果正确安装好了TCS2009，安装程序会自动在桌面上创建启动快捷方式，另外在“开始”菜单中也有启动路径。启动之后，屏幕上将出现如下图所示的主界面，同时屏幕右下角会出现图标。 （二）退出 如果需要退出TCS2009，在屏幕上已经显示主界面的情况下，点击“退出”按钮即可。当屏幕上没有显示主界面时，需先点击右下角图标进入主界面后退出。请注意：只有再新建或打开的TCS文件全部关闭后才能退出TCS2009。如果在没有关闭TCS文件的情况下退出，系统会给出相应的提示。 二、新建或打开TCS文件 （一）新建TCS文件 如果需要编写一个新的标准，则应进行新建TCS文件的操作：在主界面 点“新建”按钮，屏幕上会弹出“新建TCS文件”窗口。在该窗口的“文件名”中输入标准文件的名称后，按“保存”按钮，屏幕上将出现标准首页的主要内容，如图所示： TCS2009自动设定了标准文件首页框架。在此框架下，可以根据所编写标准的内容，在章标题“范围”和“规范性引用文件”下的空白处输入相应的内容。可以视编写标准的实际需要确定是否保留第2章“规范性引用文件”。在首页的顶行输入标准名称（替换文字“标准名称”）。如果标准名称需要多行显示，则应在需要回行的位置使用软回车操作（即同时按下Shift键和Enter键），而不应使用硬回车操作（即只按Enter键）。请注意：当添加了标准封面并在封面上输入了标准名称后，TCS2009会自动在首页添加标准名称。 （二）打开TCS文件 如需打开TCS文件，进入主界面后点击“打开”按钮，选择所要打开的TCS文件打开即可。请注意：在没有安装TCS2009的情况下，也可以通过Word打开TCS文件，但无法正常使用TCS2009所提供的功能。 三、TCS2009“菜单栏”的使用方法 在Word2007中，新建或打开TCS文件后，在标准文件首页工具栏里点击“加载项”，就会出现TCS快捷菜单栏，如图所示： （一）“要素及排版”菜单 在编写标准的过程中，可以依靠TCS2009提供的“要素及排版”菜单栏中提供的各项下拉菜单来完成相关内容的编写。如图： 1.封面 点击“封面”菜单条，弹出“标准封面选项”，选择“企业标准”点确定后自动添加标准封面，如图所示： 封面添加完毕后，TCS2009会自动添加终结线并在每页添加以标准编号为内容的书眉。 在封面中，点击页面中具有灰色底纹的部分可输入相应内容。 各部门在编写封面时，只需对这2项内容进行编写，其余内容留空由综合管理部统一进行汇总编写。 请注意： a.在灰色框中填写相应的内容，封面产生后，模版会保护文件从而不能编辑封面，可选择“取消保护”对封面进行修改。 b.封面中的“标准名称”、“标准英文译名”如果需要在特定的位置回行，以便多行显示，则应在需要回行的位置使用软回车操作 2.目次 选择“目次”菜单条后，会弹出如图所示窗口： 如果在该窗口上不做操作，直接点击“确定”将自动按照默认的目次内容添加目次，并自动冠以“目次”标题。 如果还需添加其他目次内容，请在“可选的目次内容：”中进行选择。TCS2009提供了默认向上自动选择的功能，如选中了“五级条标题”，则它以上的目次项都会被勾选，同样适用于附录条标题。 当修改了标准文本内容后，则可能需要更新目录。此时只需再次选择“要素及排版”中的“目次”菜单条，这时系统会弹出对话框，询问“本文已经插入目次，是否修改目次？”当选择了“是”后，即可完成目次的更新工作。请注意：TCS2009具有识别“有标题条”和“无标题条”的功能，在添加和更新目次时，将自动过滤“无标题条”，使其在目次中不被列出。 3.前言、引言 选择“前言”、“引言”菜单条后，会自动在标准前言或引言的相应位置添加标题“前言”或“引言”。大家只需在该标题下的正文位置输入相应的内容即可。 4.附录 选择“附录”菜单条后，会弹出如图所示窗口： 可根据所编附录的性质进行选择，在输入附录标题后，点确定即可在相应的位置自动添加附录。 请注意：所添加的附录的位置取决于光标在文本中的位置，并自动给予编号“附录A”；光标位于任何一个附录中，则附录会自动添加在紧邻该附录之后的位置，并自动编号及自动顺延。 5.参考文献 选择“参考文献”菜单条后，会在相应位置以该标题生成参考文献，只需在此标题下的相应位置输入有关的参考文献即可。 6.索引 选择该菜单条后，TCS2009会在相应位置以此为标题生成索引。