文山OA普通用户操作手册(简化版)v1.0.doc

文山州政府 协同办公管理平台 普通用户使用说明书 （简化版） 北京起步科技有限公司 2013年6月 目录 目录 2 1、登录系统 4 2、系统首页 5 3、收文管理 6 3.1待阅批办文件： 8 3.2已阅批办文件 9 3.3来文登记 9 3.3.1各单位来文（该项由机要文书科人员操作）： 9 3.3.2新建： 12 3.3.3已登记来文： 14 4、发文管理 16 4.1起草公文 17 4.2修改审签 19 4.3我的文稿 20 4.4待发文件 22 4.5已发文件 23 4.5删除发文 23 5、会务管理 24 5.1会议室使用管理 24 5.1.1新增会议室使用申请 25 5.1.2会议室使用审批 26 5.1.3会议室使用情况 26 5.1.4我的申请单 27 5.2参会报名 27 5.2.1参会报名管理 27 5.2.2新增会议信息 29 5.2.3填写参会报名 30 5.3基础设置（由会议室管理人员填写） 31 5.3.1增加会议室类型 31 5.3.2增加会议室信息 31 6、领导政务活动 32 6.1领导政务活动安排 32 6.2领导政务活动查询 33 6.3领导政务活动月统计 33 7、会议汇总 33 7.1会议情况填写 34 7.2会议汇总查询 34 8、发送短信 35 9、文件共享 35 10、其他 37 10. 1公文归档查询 37 10.2红头维护 37 10.3会议室归档基础设置 39 10.3.1会议归档 39 10.3.2会议室归档查询 39  1、登录系统 登录方法一： 打开IE（本系统建议使用标准IE8浏览器），在地址栏输入系统地址2/x5，打开系统登录页面，如图所示： 登录方法二： 2、系统首页 3、收文管理 收文操作流程图： 【领导审阅人界面示图】 【具有来文登记权限人员界面】 3.1待阅批办文件： 待阅批办文件是需要自己阅办的文件。 3.2已阅批办文件 3.3来文登记 3.3.1各单位来文（该项由机要文书科人员操作）： （1）登记： （2）点击“登记”后，自动打开审批单（如下图）： （3）发送文件给领导批阅。 （4）发送短信，提醒领导批阅文件。 （注，短信的发送必须先发送文件以后才可以发送短信提醒。） 按钮含义解释： ：点击可以查看该文件已送阅的领导以及领导对文件的处理情况，当领导名字显示红色表示文件已经处理过，如果领导名字呈现蓝色，表示该领导还未处理此文件。 ：点击保存在当前审批单上所填写的所有内容。 ：点击可以设置任务到期提醒办理截止时间。 ：点击设置需要撤销送阅领导人员。 ：点击可以设置文件办理单位。 ：点击可以上传和该文件相关的其他附件材料 ：表示删除当前的公文 ：表示将文件进行归档（具有归档权限的人可以操作）。 ：表示打印当前的审批单。 ：点击此按钮将发出去的文件收回（收文的人员可以强制收回自己发出的文件，文件收回后，办理单位将看不到文件）。 3.3.2新建： 针对在系统外的来文，点击新建，将文件以扫描或上传附件的形式上传至系统中，发送给相关领导审阅。 3.3.3已登记来文： （1）在查询输入框输入想要查询的文件标题，点击就可以查询到想要的文件。 （2）在列表前面的打钩选择需要归档的文件，点击按钮，在归档目录中选中需要归类的文件夹，点击就完成归档了。 （注：在归档以前，需要在系统的“其他”功能中的“归档设置”先设定文档那个归放的目录。） 【文件归档目录设置方法】 （1）点击系统左边的功能，打开页面。 （2）点击的“”,打开公文归档设置页面。 （3）根据页面的按钮提示进行设置。 （4）删除已收文件： 4、发文管理 发文操作流程图： 发文管理是指对在本单位内部，从文件起草到向外发文过程的文件流转，发文管理包含修改审签、起草公文、我的文稿、待发文件、已发文件几项内容。 4.1起草公文 按钮含义解释： ：点击可以查看该文件已送阅的领导以及领导对文件的处理情况，当领导名字显示红色表示文件已经处理过，如果领导名字呈现蓝色，表示该领导还未处理此文件。 ：点击保存在当前审批单上所填写的所有内容。 ：点击选择文件需要送审的领导。 ：点击设置需要撤销送阅领导人员。 ：点击此按钮将对内发出去的文件收回（发文的人员可以强制收回自己发出的文件，文件收回后，内部收文件人员将看不到文件）。 ：点击按钮将文件发送给机要文书科的人员，（由拟稿人发送）。 ：点击选择全州的单位进发文（发文人员可以发送）。 ：点击按钮将文件发送给本单位内部的人（发文人员可以发送）。 ：点击可以上传和该文件相关的其他附件材料。 ：点击此按钮表示该文件为会议通知，各收文部门需要在线报名参加会议。同时点击此按钮，将接受会议报名的任务分配给相关的人员，由指定人员来进行参会人员的统计