33档案管理详解.ppt

一、文书档案管理制度二、文书档案的组卷、归 档整理方法 什么是文书档案？ 文书档案是指机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。 文书与档案的关系 档案管理依据 《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国档案法实施办法》 重庆市实施《中华人民共和国档案法》办法 重庆市人民政府关于进一步加强全市档案工作的通知 企业划分归档范围期限的依据 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》 一、文书档案管理制度（一）档案管理制度包括 立卷归档制度 档案管理制度：1、库房的管理 2、档案统计 3、档案保管 档案必威体育官网网址制度 档案利用、借阅制度 档案的鉴定和销毁 （二）文书档案管理 1、各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。 2、文书档案归档范围? 凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档 3、文书档案归档要求 4、文书档案的借阅 5、文书档案的保管及销毁? 二、文书档案的组卷、归档整理方法 （一）文书档案组卷方法 一、建立指导性文件 为了有效地指导本机关文书立卷工作，每个单位都应该制定以下三个指导性文件 1.档案分类大纲 分类大纲是平时文件归卷和年终立卷的“索引表”，它指导文件“定点归宿”，既便于收集、积存文件和查找利用，也有助于年终立卷工作有序进行。 机关档案的分类一般有两种，一是按机构分类，二是按问题分类 2.文件材料归档范围 即文件材料的立卷范围。它规定本机关哪些文件应该立卷归档，哪些文件材料可不立卷归档。 档案管理实施归档范围的确定应遵循“凡是反映本机关职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围”的原则，无论收文或发文，普发或专发本机关，或本机关内部使用的文件、会议记录、图片、表册、声像材料、电子文件等，只要是反映本单位人和事的、有查考利用价值的都应当立卷归档；而对一些没有查考价值的，临时、事务性的和抄送本机关参考的文件，以及重份文件，则可以不归档。 3.档案保管期限表 一般以国家颁发的通用档案期限表为依据，结合本单位实际制定。通常分为永久、定期(10年、30年)三种。其划定原则是：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远价值的档案，列为永久保管；凡是反映本机关一般性工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期30年保管；凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为定期10年保管。 二、平时的文件归卷 归档范围、分类大纲和保管期限确定以后，平时就可以把办理完毕的文件“对号入座”，作为年终立卷的基础，平时也便于查找。 三、立卷前的准备工作 （一）检查收集文件的收集情况 1、检查文件是否齐全 2、检查文件是否属于本单位归档的范围 3、检查卷内文件是否有一定的联系 （二）准备好立卷必需的用具 1、档案装具 按照国家档案局的规定，为了保证以后向档案馆移交的档案规范统一，各立档单位必须使用区档案馆统一监制的档案装具，包括各种档案的卷盒、目录、装订线和归档章等。 2、装订工具 按照规定，所有归档文件的装订，可使用经过消毒处理的档案专用棉线、不锈钢订书订。对于以“卷”为单位组卷（传统方法）的案卷，一般采用“三孔一线”法装订；而以“件（份）”为单位组卷（《归档文件整理规则》新方法）的案卷，可采用不锈钢订书订装订。 3、录入软件 四、组卷的步骤 （一）关于新方法组卷 （二）关于传统方法组卷 （一）关于新方法组卷 是指按照国家2000年12月新颁布的《归档文件整理规则》实施的组卷方法，其主要特点是：以件（份）为单位装订，不用拟写案卷题名，跨盒编流水件号，不编页号，只记页数。 1、分类(分盒) 对于内部机构健全，收发文数量大的单位，一般按“机构”分类，机构的名称就是类别的名称 对于内部机构单一，科室分工不明显，收发文数量又比较少的单位，则宜按“问题”分类，问题名称加类字 2、盒内文件排列及编号 排列：盒内文件排列的顺序应遵循的基本原则是：在同一个年度的前提下，同一保管期限内按照分类大纲所设类别进行先后顺序排列，一般在同一盒里只装一个类别的文件。对于同一问题，还要遵循“重要的在前，次要的在后；批复在前，请示在后；结果在前，查证材料在后；总表在前，分表在后”的规定。 排列时，在同一年度的前提下，同一保管期限中先排党委类的，再依次排政府、人大类的… 编号：在同一年度里，先按保管期限分别进行排列，然后在一个期限内再按分类大纲所设类别顺序排列。即：永久、定期30年、定期10年，分别各编一个流水盒号和一个流水件号。一份文件（如：文件正本和定稿，一套表格，一次会议记录）应编一个件号。 3、装订 以件为单位装订，1～3页的文件可用无粮浆糊粘贴，10页左右的文件一般用档案专用订书订装订