办公室工作指南(定稿)详解.ppt

办文 办会 办事 ——浅谈机关文秘工作三件事 赖 刚 二0一二年十月三十一日 文电办理——安全高效 收 文 即机关文书部门收进外单位发送来的所有文件材料，包括党 政网下载的各类文件、机要传真、挂号函件、外机关和部门 直接送来的文件材料、本单位领导和工作人员出差带回来的 文件材料等。 外 收 发：签收、登记、分发 内 收 发：签收、启封、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、 回复、办结归档。 文电办理：指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办 完毕的过程。组成这一过程和一系列相互衔接的环节称之为收文处理 程序。 文电安全 公文处理安全，即确保文电办理全过程的必威体育官网网址。 必须时时增强必威体育官网网址意识，并将必威体育官网网址意识贯穿到具体的行动之中。 [知识点] 密级的分类 绝密：最重要的国家秘密，泄露后会使国家安全和利益遭受特别严重的损害。 机密：重要的国家秘密，泄露后会使国家安全和利益遭受严重的损害。 秘密：一般的国家秘密，泄露后会使国家安全和利益遭受到一定损害。 文电的安全，各级各部门办公室主任的第一责任，从事文件办理的工作人员是直接责任人。 关于文电的密级 公文的密级分为决密、机密、秘密三种。 另还有亲启件、省军级等高级别文件。不同的密级，其必威体育官网网址时限、阅知范围是不同的。 关于文电的份号 每一份正式秘密文件的身份号码。秘密文件的管理，主要以密级为标准，以份号为依据。 如何做到安全 “言不谈，行不带，取用要签字，用完及时还” “登记全，不上网，责任要明确，管理要科学” “不打听，不乱传，不该看的不看，不该问的不问”等等。 纠正无密可保的错误观点 [案例] 某市市委办公室如何做好公文处理必威体育官网网址工作 专人负责  实行了密件专管员制度，电报传真和正式来文分别确定专人负责。对市委书记、副书记、秘书长日常文电的转呈也确定了专人负责。 严格程序 即收文、登记、呈阅、转办、催办、办结回复、归档等环节，流程必须清楚，而且要有记载。凡是密级文件，一律实行编号管理。比如收文登记，项目要全，包括来文日期、来文编号、来文密级（紧急程度）、来文份数、文件标题、主送单位、抄送单位等。 规范行为 一是坚持完善统收、统发、统管制度，坚决克服文电多口进出现象，所有进出文电秘书科科长必须审阅，具体由机要副科长专人负责办理，共同把关。二是改进坚持文电传阅制度。一般性文电，需要传阅的，办结后连同领导批示复印分送，不再传阅；密级文电，专人负责，限时专送，及时清核，杜绝横传；省军级和绝密级公文，专人签收，登记、呈批、传阅、保管、并专卷送阅，专柜存放，并按时清退发文机关。三是定期清理检查。即完善文电办理流水登记制度，当日、当周、当月所收文电先按时间顺序登记办理，并随时清核办理情况，办结后再按要求分类分别登记存放。四是实行“清桌”活动。针对秘书科涉密文电多、来往办事人员多、对外联络多等情况，为确保文电的安全必威体育官网网址，我们还坚持实行了“清桌”活动，即人在办公桌前，桌上可放办理文电；人不在办公桌前，所有文电全部放入柜内，并保持桌面整洁；随时整理桌面文电，文电交接实行一对一负责，杜绝随手乱放；所有文件箱、柜随用随关，保持界面整齐；非秘书科人员投送领导或部门文件箱、柜，需经秘书科人员知晓同意。工作时间，保证秘书科大办公室随时有科室人员在。 文电高效 处理高效，即确保文电办理时效性。 [知识点] 文电紧急程度的分类 特 提：“特急提前”，随到随办，在发出之后2小时内签收并办结。 特 急：在电报、传真发出之后4小时内签收并办理。 加急和平急级：电报在发出之后8小时内完成签收。 [案例]