办公室管理(第二章)详解.ppt

* 办公室管理制度 财 事 信息 物 人 其他 环境 时间 四、办公室管理制度的框架结构 （一）办公室管理制度 * * 技能训练 请以小组为单位制定一份办公室管理制度（可以是一个方面）。 * * 本章主要介绍以下几点: 1 办公室主管的职业规范要点, 办公室主管的绩效评估标准。 2 办公室主管工作处理的准则与日常管理过程中应该注意的陷阱。 3 办公室主管应该具备的六大领导能力和应该保持的职业优势。 本章提要 第三章 办公室主管的自我管理 * 一 职业规范要点与评估标准 主管的职业规范要点 办公室主管 “领导者”的标准。 “领头羊”的角色 人格的魅力 信任的威力 2.办公室主管的评估标准 评估标准 责任 公平 效率 效果 一 职业规范要点与评估标准 工作处理的准则 主动性 合作性 责任性 创新性 二 工作处理准则与该注意的陷阱 * * ①地位甚于结果 强化目标的重要性 ②关系网甚于责任 ③研究甚于决策 ④求同甚于求异 ⑤掩饰甚于真实 不拘一格选人才； 周密计划的同时，确定每一步的期限； 解放思想，求同寻异； 示以真诚，不惧示弱 二 工作处理准则与该注意的陷阱 该注意的陷阱 * 沟通能力 协调能力 决策与执行 培训能力 规划与统整 六 大 领 导 能 力 统驭能力 三 职业优势保持的要点 假设你是在公司的职责是吸收新职员；与其他合作者商量特别任命。一位新来的打字员告诉你，她似乎感觉到别人已经知道她的很多个人情况，并在背后议论她，请考虑这种情况是如何造成的？怎么样才能避免？ 这种情况说明公司的内部人员有人泄密，作为主管人力资源的主管秘书，你的职责是在事情已经发生的情况下，首先应该立刻向上司汇报；其次，立刻找到打字员当事人，向他直接渗透有关上司对他的工作非常满意，正在考虑安排其它工作的可能性，但正在考察之中，消除他的顾虑；为避免事态扩大，应立刻提醒上司召开高层碰头会议，把情况通报，并在会议上作出相应补救措施；加强内部会议必威体育官网网址安排，制定更安全的保障条例。 * * 案例简介 杨瑞，西安某大学的人力资源管理专业毕业生，典型的北方姑娘，热情，直率 自我评价：掌握了扎实的人力资源管理知识而且具备较强的人际沟通技能 就业选择：东莞市的一家研究生产食品添加剂的公司 原因：公司规模适中、发展速度很快，最重要的是该公司的人力资源管理工作还处于尝试阶段，如果杨瑞加入她将是人力资源部的第一个人，因此她认为自己施展能力的空间很大。 案例简介 实习一个星期后，杨瑞就陷入了困境中。。。。 典型的小型家族企业 复杂的裙带关系 重技术轻管理 解决方法：与直接上级沟通 案例简介 沟通方式：开诚布公 “王经理，对于一个企业尤其是处于上升阶段的企业来说，要持续企业的发展必须在管理上狠下功夫。我来公司已经快一个星期了，据我目前对公司的了解，我认为公司主要的问题在于职责界定不清；雇员的自主权力太小致使员工觉得公司对他们缺乏信任；员工薪酬结构和水平的制定随意性较强，缺乏科学合理的基础，因此薪酬的公平性和激励性都较低。” 案例简介 领导反应： 王经理微微皱了一下眉头说：“你说的这些问题我们公司也确实存在，但是你必须承认一个事实——我们公司在赢利,这就说明我们公司目前实行的体制有它的合理性。” 沟通结果：杨瑞的建议书石沉大海 案例简介 杨瑞陷入了困惑之中。。。 继续和上级沟通还是干脆放弃这份工作，另找一个发展空间？？ 沟通失败原因分析 沟通目标 沟通原则 沟通策略 沟通目标 杨瑞在本次沟通中可能的目标有： （1）提出建议并希望能解决管理问题 （2）希望获得上级的肯定和认同 （3）探讨交流自己的观点 沟通目标 王经理是在本次沟通中的目标可能有： （1）向新员工介绍企业的现实状况 （2）希望杨瑞拿出解决公司管理问题的方案 （3）传递信息：公司是一个家族企业，有许多东西是无法改变的，尤其是在权力分配方面 （4）争取一个支持者和助手，巩固自己在公司的权利和地位 （5）获得对方的理解和共鸣 沟通原则 （1）杨瑞忽略了信息组织原则 （2）杨瑞忽视了正确定位原则 （3）沟通双方缺乏某些沟通技能 沟通策略 王经理----权力支持型的策略 利用他的地位和权利驳回了杨瑞的建议 杨瑞----暂时回避的态度 面对王经理的回绝和权力地位的压力 建议及案例启示 杨瑞应做出的改进： （1）在沟通之前做好信息准备工作 （2）事先提出解决问题的草案 （3）先咨询后建议。 建议及案例启示 王经理应作出的改进 （1）对杨瑞敢想敢说的精神给予肯定和赞扬。 （2）鼓励杨瑞把自己的观点表达清楚； （3）以列举公司中的事实的方式来提醒杨瑞多关注公司的实际，不要过于理想化； （4）给杨瑞提供一些工作指导 案例启示 （1）给新员工安排一个善于提供