会展管理 第7章 会展信息管理.ppt

会 展 管 理 第七章 会展信息管理 第一节 会展信息管理概述 第二节 会展管理信息系统 第三节 会展信息化与网上会展 要点提示 熟悉信息的概念及特性、会展中的信息活动，理解会展信息管理的概念及任务 理解会展管理信息系统的概念、基本功能和结构，熟悉不同阶段会展信息管理的工作任务 理解会展企业的信息化和网上会展的概念，熟悉会展企业信息化的发展阶段和会展商务网站的推广策略 第一节 会展信息管理概述 一、信息及其特性 二、会展信息的内容 三、会展中的信息活动 四、会展信息管理的概念 五、会展信息管理的任务 一、信息及其特性 信息是会展管理过程中一个最重要的工具和载体。 随着科技与经济的发展，人们对其认识也在不断提高，不同的视角对信息有不同的定义。 哲学角度：数据、信息、知识和智慧 计算机科学的角度：信息是经过加工的数据，是对人们的社会实践、生成、经营活动产生决策影响的数据。 信息科学角度 信息论创始人香农在题为《通信的数学理论》的论文中指出：“信息是用来消除随机不定性的东西”。 美国著名数学家、控制论的创始人维纳在《控制论》一书中指出：“信息就是信息，既非物质，也非能量”。维纳还在《人有人的用处》中说：“信息是我们用于适应外部世界，并且在使这种适应外部世界所感知的过程中，同外部世界进行交流的内容的名称。” 信息具有的基本属性 时效性； 可识别性； 可验证性； 可存储、可转换性； 可传递、可共享性； 可扩充、可压缩性； 二、会展信息的内容 管理学角度，会展中的信息就是有关会展行业的各种消息、信号、情报，是经过加工后的行业相关数据，对会展行业决策或行为具有显性或潜在价值，是展览馆、服务商、参展商、专业观众等会展行业信息的集合。 会展信息内容的四个方面 1、会展行业信息：包括国内外展览场馆的信息、专业展览会信息、参展商和厂商信息、展览观众信息以及展览服务商的信息。 2、会展企业与外部沟通的业务信息：包括主办商对场馆租赁的需求、参展商的参展需求和服务需求、观众网上报名等数据。 3、综合评估数据：包括会展评估报告、分析报告、组展商、观众、参展商、服务商满意度等调查报告。 4、会展企业内部公文数据和办公数据。 三、会展中的信息活动 1、展前的信息活动 在展会开幕前，存在着大量的信息搜集工作需要完成。如，在招展和招商活动中，需要招徕参展商，组织目标观众到场，要建立客户档案和数据库，进行一些必要的信息检索，并分门别类进行保存。 在展台设计过程中，需对信息进行加工、转换，通过艺术设计，把关键的信息呈现出来，吸引注意。 展品运输过程中，需对展品物流信息进行管理 展位分配过程中，需对参展商及展品信息进行分类组织。 2、会展中的信息活动 会议主要是一种广播式的单向信息传播，而一些讨论会则是互动双向交流。会议过程中，还有一些非正式的人与人的面对面信息交流。 在展览活动中，展台服务是期间一项重要的具有信息价值增值的活动，本质上是一个信息的展出和服务的过程。工作人员需向观众提供展品、市场的介绍以及参展活动信息等，需要接待观众、进行洽谈、分发资料、公共关系活动以及接待采访和新闻宣传工作。 3、展后的信息活动 会展结束后，组织者与与会代表、参展商之间；参展商与目标观众之间的联系还会继续发挥作用，形成信息反馈。利于对会展组织进行有效的调节、控制和改进。 对各种工作进行总结和评估，对参展商和观众的问卷调查的信息进行统计和分析。 利用专业媒体、大众传媒进行总结宣传，将展会的影响进一步扩大。 四、会展信息管理的概念 会展信息管理是指会展企业为了实现经营的目标，以先进的信息技术为手段，对信息进行采集、整理、加工、传播、存储和利用的过程，并且对会展的信息活动过程进行战略规划，以及对信息活动中的要素进行计划、组织、领导、控制的决策过程。 通过信息管理，会展企业力求实现资源得到有效配置、共享管理、协调运行，实现效益最大化。 会展信息管理的层次 可分为三个层次：高层战略管理、中层运营管理和基层事务管理。 高层战略管理，即对会展信息和资源在整体上的一种把握和控制，包括组织架构、资源配置和会展企业战略等； 中层运营管理，对会展业务活动信息的设计、组织协调，保证各种业务活动有效开展； 基层事务管理，是对具体业务处理过程进行管理。 五、会展信息管理的任务 1、计算机网络基础设施建设，即会展企业计算机设备的普及，以及企业内部网(Intranet)、企业外部网(Extranet)的建立与因特网的连接等。 2、会展企业内部管理业务的信息化，即管理信息系统(MIS)，决策支持系统(DSS)、会展企业资源计划系统(ERP)、客户关系管理(CRM) 、供应链管理(SCM) 、知识管理(KM)等。 3、会展企业信息化资源的开发与利用，即会展企业内外信息资源的利用、会展企业信息化人才队伍的培训