秘书的办事工作详解.ppt

秘书“办事”的工作 一、值班工作 值班工作是秘书部门的日常工作之一， 各单位或部门值班的任务都非常庞杂，且各 有不同的特点。一般来说，其工作包括：办 理领导交办的事项；上传下达，沟通内外； 处理来函、来电；随时掌握领导的外出活动 的情况；协调处理安全保卫工作。 要做好值班工作，应当做到，如表6-6所示。 二、信访工作 信访工作是政府联系群众，解决基层工作 中存在问题的重要手段。在企业公司，没有信 访工作一项，但是也会有提意见建议的，一般 归接待工作处理。接待上访人员，要讲究工作 方法，一是要热情友善，二是要坚持原则，三 是耐心疏导，四是要高度负责，具 体内容如表6-7所示。 做好信访工作，要注意以下问题 三、印章的管理和使用 掌管印章是秘书部门或秘书的一项重要的 日常工作。秘书管理的印章有公章、专用章、 负责人印章等。 公章是一个机关、单位或社会组织的正式 印章，是其具有合法性的标志，是行使 其职权的凭信。 公章可分为两种（见图6-38）。 公章一般由上级制发，如需自行刻制必须 报经公安机关批准，并在指定处刻制。 专用章是为某种专门业务刻制的印章，如 “财务专用章”，“合同专用章”等，它不代表机 关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的 业务权力。专用章可以是圆形，也可 以是椭圆形、方形、菱形或长方形。 手章是负责人印章，是机关、单位主要负 责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权， 因此具有权威性。有些文件，有些事项，有些 手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合 同等，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手 章才能生效。 印章的应用应注意以下四个方面，如表6-9所示 。 四、开具各种信函 开具或拟写各种信函文件，是办公室日常 工作之一。常开具的信函有：介绍信、证明信。 常拟写的信函有慰问信、邀请函、聘书等。 （一） 介绍信 介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其 他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、 参加各种社会活动使用的一种专用书信。 介绍信的种类 介绍信大致分三种：打印成文，不留存根的 印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用 一般公文纸书写的介绍信。 介绍信的写作 介绍信包括以下内容，如表6-10所示。 书信式介绍信 例文6 介绍信 ××公司负责同志: 今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位 同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。 此致 敬礼! ××实用技术研究所 （盖公章） 二○○二年×月×日 不带存根的印刷介绍信 例文7 ××市××局介绍信 ___负责同志： 兹介绍_____同志前往你处________事宜， 请接洽并予协助。 （有效期___天） ××市××局（盖章） 二○○二年×月×日 带存根的印刷介绍信 例文8 介绍信（存根） ___ 字___号 ____等______名同志，前往______联系_______事宜。 年 月 日 介绍信 ___字___号 兹有_____等_